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Date de publication : 22/05/2020
Date de péremption :
Type de procédure : Procédure ouverte
Type de document : Avis d'attribution
ALLEMAGNE
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Allemagne-Bielefeld: Services d'archivage informatique

2020/S 99-237939  (Source TED)
 
 
V  E  R  S  I  O  N      F  R  A  N  C  A  I  S  E
TX: 22/05/2020 S99 Services - Avis d'attribution de marché - Procédure ouverte Allemagne-Bielefeld: Services d'archivage informatique 2020/S 099-237939 Avis d'attribution de marché Résultats de la procédure de marché Services
 
 
Section I: Pouvoir adjudicateur
I.1) Nom et adresses Nom officiel: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen Adresse postale: Niederwall 23 Ville: Bielefeld Code NUTS: DEA41 Code postal: 33602 Pays: Allemagne Point(s) de contact: Zentrale Vergabestelle Courriel: jakob.sawatzky@bielefeld.de Téléphone: +49 521513244 Fax: +49 521513350 Adresse(s) internet: Adresse principale: http://www.bielefeld.de/de/rv/bgn/sus/ http://www.bielefeld.de/de/rv/bgn/sus/
I.2) Informations sur la passation conjointe de marchés
I.4) Type de pouvoir adjudicateur Autorité régionale ou locale
I.5) Activité principale Services généraux des administrations publiques
 
 
Section II: Objet
II.1) Étendue du marché
II.1.1) Intitulé:
Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes Numéro de référence: 100.31-4637 EX
II.1.2) Code CPV principal 72252000
II.1.3) Type de marché Services
II.1.4) Description succincte:
Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren.
II.1.6) Information sur les lots Ce marché est divisé en lots: non
II.1.7) Valeur totale du marché (hors TVA) Valeur hors TVA: 1 411 415.00 EUR
II.2) Description
II.2.1) Intitulé:
II.2.2) Code(s) CPV additionnel(s)
II.2.3) Lieu d'exécution Code NUTS: DEA41 Lieu principal d'exécution:
Stadt Bielefeld - Bauamt August-Bebel-Str. 92 33602 Bielefeld Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks in Bielefeld. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im "Lenkwerk", Am Stadtholz 24 in Bielefeld.
II.2.4) Description des prestations:
Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen. Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im "Lenkwerk", Am Stadtholz 24 in Bielefeld. Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen. Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen. Als Ausnahme gelten ca. 10 000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten.
II.2.5) Critères d'attribution Critère de qualité - Nom: Qualität der Probedigitalisate / Pondération: 25 % Critère de qualité - Nom: Frist Abholung/Anforderung Akten und Lieferung der Daten / Pondération: 10 % Critère de qualité - Nom: Umfang der Digitalisierung wöchentlich / Pondération: 5 % Critère de qualité - Nom: Entfernung Abholungs- und Erfüllungsort (Umweltaspekt) / Pondération: 5 % Critère de qualité - Nom: Qualität der Referenz / Pondération: 5 % Prix - Pondération: 50 %
II.2.11) Information sur les options Options: oui Description des options:
Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das Baulastenverzeichnis digitalisiert werden. Dieses ist davon abhängig, welche Mittel aufgrund von politischen Entscheidungen insgesamt für die Digitalisierung zur Verfügung stehen. Denkmal- und Förderakten (optional) Die ca. 650 Denkmal- und 8 000 Förderakten und ca. 100 Stück gerollte großformatige Pläne sollen optional analog zu den Hausakten digitalisiert werden. Es handelt sich um ungefähr 315 Meter Akten, die in unterschiedlichen Formen (Hängeregister, Aktenordner, gerollte Pläne) archiviert sind. Die Größe der Dokumente variiert zwischen ntfernt werden darf. Gesiegelte Dokumente sind generell mit Hilfe eines Flachbettscanners zu digitalisieren. Sämtliche Baulasturkunden sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben. Diese Unterlagen befinden sich im Technischen Rathaus. Der Übergabeort kann mit einem Handhubwagen angefahren werden. Dabei ist eine Steigung zu überwinden, die rollstuhlgerecht hergestellt ist.
II.2.13) Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14) Informations complémentaires Bei Überschreitung der oben unter "Beginn und Dauer" angegebenen Fristen gilt je vollendete Woche der Überschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % der auf die jeweilige Option (Hausaktenarchiv, Förderakten, Denkmalakten, Baulasturkunden) entfallenden Auftragssumme als vereinbart, höchstens jedoch 5 % der Auftragssumme.
 
 
Section IV: Procédure
IV.1) Description
IV.1.1) Type de procédure Procédure ouverte
IV.1.3) Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
IV.1.6) Enchère électronique
IV.1.8) Information concernant l'accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: oui
IV.2) Renseignements d'ordre administratif
IV.2.1) Publication antérieure relative à la présente procédure Numéro de l'avis au JO série S: 2019/S 227-557431
IV.2.8) Informations sur l'abandon du système d'acquisition dynamique
IV.2.9) Informations sur l'abandon de la procédure d'appel à la concurrence sous la forme d'un avis de préinformation
 
 
Section V: Attribution du marché
Marché nº: 1
Lot nº: 1 Intitulé:
Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes
Un marché/lot est attribué: oui
V.2) Attribution du marché
V.2.1) Date de conclusion du marché:
08/04/2020
V.2.2) Informations sur les offres Nombre d'offres reçues: 4
Le marché a été attribué à un groupement d'opérateurs économiques: non
V.2.3) Nom et adresse du titulaire Nom officiel: Rosenberger GmbH & Co. KG Ville: Bielefeld Code NUTS: DEA41 Pays: Allemagne
Le titulaire est une PME: oui
V.2.4) Informations sur le montant du marché/du lot (hors TVA) Valeur totale du marché/du lot: 1 411 415.00 EUR
V.2.5) Information sur la sous-traitance
 
 
Section VI: Renseignements complémentaires
VI.3) Informations complémentaires:
Der Bieter verpflichtet sich, pro Woche durchschnittlich mindestens 600 Akten zu digitalisieren. Zwischen Abholung der Akten und der Lieferung der Daten darf eine Frist von 5 Arbeitstagen nicht überschritten werden. Die Organisation der Abholung erfolgt nach Auftragserteilung. Der AG stellt pro Woche bis zu 1 000 Akten zur Verfügung. Die analogen und digitalen Informationen dürfen nicht an Unbefugte weitergelangen oder gegeben werden. Der Dienstleister hat den Datenschutz zu gewährleisten, seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und alle am Prozess Beteiligten müssen der Verschwiegenheit verpflichtet sein. Originale dürfen nicht außerhalb der Geschäftsräume des Dienstleisters bearbeitet werden. Der Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 27001 ist zu erbringen. Die Akten dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen. Die Festpreisbindung gilt bis zum Ablauf des
   2.  Vertragsjahres. Eine marktübliche Preiserhöhung ist nur einvernehmlich und frühestens 2 Jahre nach Vertragsbeginn möglich und ist spätestens 3 Monate vor Ablauf der Festpreisbindung zu beantragen. Sollte eine der Optionen erst nach diesem Zeitraum beauftragt werden, muss die Beantragung innerhalb von 1 Monat erfolgen. Die neuen Preise gelten jeweils mindestens 1 Jahr. Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein virengeprüftes Abrechnungstool zur Verfügung. Hierdurch muss die Anzahl aller PDF-Dateien, die Anzahl der Blätter DIN A3 aufsummiert und gelistet sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, einzelne Verzeichnisstrukturen auszuwählen. Das Tool wird zur Kontrolle einer vom Auftraggeber erstellten Rechnung benötigt. Die Rechnungsstellung soll monatlich für den vergangenen Monat erfolgen. Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein Erfassungstool zur Verfügung. Damit wird durch den AG pro Objekt ein Barcodeblatt erzeugt. Dieses Barcodeblatt wird als Deckblatt vorangestellt. Dieses Deckblatt enthält Kriterien wie z. B. Straße, Hausnummer/+zusatz und Koordinaten. Die genaue Definition erfolgt nach Auftragserteilung. Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet. Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9Z56
VI.4) Procédures de recours
VI.4.1) Instance chargée des procédures de recours Nom officiel: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Adresse postale: Albrecht-Thaer-Str. 9 Ville: Münster Code postal: D-48147 Pays: Allemagne Courriel: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de Téléphone: +49 2514111691 Fax: +49 2514112165
VI.4.2) Organe chargé des procédures de médiation
VI.4.3) Introduction de recours Précisions concernant les délais d'introduction de recours:
Gem. § 160 Abs.1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.4) Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus sur l'introduction de recours Nom officiel: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Adresse postale: Albrecht-Thaer-Str. 9 Ville: Münster Code postal: D-48147 Pays: Allemagne Courriel: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de Téléphone: +49 2514111691 Fax: +49 2514112165
VI.5) Date d'envoi du présent avis:
19/05/2020
 
 
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