4/2026
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1. Acheteur
1.1.
Acheteur
Nom officiel: Universität Bielefeld
Forme juridique de l’acheteur: Organisme de droit public, contrôlé par une autorité régionale
Activité du pouvoir adjudicateur: Enseignement
2. Procédure
2.1.
Procédure
Titre: Rahmenvertrag D.Velop Lizenzen
Description: Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.
Identifiant de la procédure: df457eda-725b-456f-9088-aed15a3e9a45
Identifiant interne: 702-2025-31
Type de procédure: Négociée sans mise en concurrence préalable
2.1.1.
Objet
Nature du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72268000 Services de fourniture de logiciels
Nomenclature supplémentaire (cpv): 48000000 Logiciels et systèmes d'information
2.1.2.
Lieu d’exécution
Adresse postale: Universitätsstraße 25
Ville: Bielefeld
Code postal: 33615
Subdivision pays (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Pays: Allemagne
Informations complémentaires: Erfüllungsort für die aus dem Rahmenvertrag erteilten Einzelaufträge sind die Adressen der jeweils abrufenden Hochschulen.
2.1.4.
Informations générales
Informations complémentaires: #Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4RYTX41LSX1# Fragen stellen Sie bitte über das Kommunikationstool des Vergabemarktplatzes.
Base juridique:
Directive 2014/24/UE
vgv -
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Titre: Hochschulen NRW
Description: Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Es handelt sich hierbei um Softwareüberlassung auf Zeit ("Miete"). Im Einzelnen sind die folgenden Produkte umfasst: d.velop documents public sector d.velop documents public sector- read only d.velop documents public sector - process d.velop documents public sector - regular d.velop documents public sector- advanced d.velop documents public sector - premium d.velop documents public sector - students Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - advanced auf d.velop documents public sector - premium d.velop Lösungen & Templates d.velop contracts advanced d.velop document reader invoice d.velop enterprise search d.velop enterprise search for OpenSearchServer / Microsoft Exchange / Confluence d.velop enterprise search for Microsoft Exchange d.velop enterprise search for Confluence d.velop Anbindung an Storage Systeme d.ecs storage manager centera, NetApp FAS, TSM, FileLock, Silent Cubes, iCAS, Governikus LZA, NAS, celerra, Data Domain, HCP d.ecs storage manager synchronization d.velop Erweiterung d.classify d.ecs forms pdf converter d.ecs rendition service d.cold basis d.cold advanced Upgrade d.cold basis auf d.cold advanced d.ecs monitor advanced d.velop documents for SAP d.velop archivelink for SAP Solutions d.velop ecm services for SAP ERP d.velop file template for SAP ERP d.3one in SAP ERP d.velop document status for SAP ERP d.velop SAP data module d.velop archive migration for SAP ERP d.velop Scansoftware d.3 batch ocr advanced d.capture batch desktop d.capture batch enterprise d.capture batch index E-Mail Post-facharchivierung dbs I mailbox archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino dbs | journal archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop content crawler for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop public sector content crawler IMAP Zusatzlösungen - Named User d.velop records management | Aktenplan d.velop inbox management | Posteingangsbearbeitung d.velop public sector order workflow | Verfügungsworkflow d.velop template management | Vorlagenmanagement Zusatzlösungen - Instanz d.velop disposition management | Aussonderung d.velop travel management | Dienstreise d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Abrechnung d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Antrag d.velop meeting management | Sitzungsmanagement Integrationslösungen d.velop HIS Connector, MACH Connector, CAMPUSonline Connector d.velop connect SmartDocuments d.velop connect Formularserver-Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Messenger Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Client-Signatur / Server-Signatur Lösungstemplates d.velop Rechnungseingangsbearbeitung mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Studierendenverwaltung mit Anbindung an das Campusmanagementsystem eAkte im Personalwesen mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Drittmittelverwaltung Inbound Scan d.velop collaboration d.ecs pdf collector d.ecs flow d.ecs forms d.velop process studio d.velop process studio basic d.veolp process studio business d.velop sign d.velop sign d.velop sign d.velop sign (paket business) CMIS Connector d.velop documents public sector (Campuslizenz) Xential Vorlagenerstellung Xential Anwendung d.velop mobile LZA.NRW eAkte für Gebäude eAkte für Vertragsmanagement eAkte für Beschaffung Bite VMS ConjectFM Sharepoint Sisis-Sunrise evasys und evaexam d.3 client access license d.capture dialog d.3one in Microsoft Outlook d.3one in Microsoft Office d.3 sync d.3 web webserice dbs | case manager d.velop invoices d.ecs OCR Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.
Identifiant interne: 1
5.1.1.
Objet
Nature du marché: Fournitures
Nomenclature principale (cpv): 48000000 Logiciels et systèmes d'information
Nomenclature supplémentaire (cpv): 72268000 Services de fourniture de logiciels
5.1.2.
Lieu d’exécution
Adresse postale: Universitätsstraße 25
Ville: Bielefeld
Code postal: 33615
Subdivision pays (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Pays: Allemagne
Informations complémentaires: Erfüllungsort für die aus dem Rahmenvertrag erteilten Einzelaufträge sind die Adressen der jeweils abrufenden Hochschulen.
5.1.3.
Durée estimée
Durée: 96 Mois
5.1.6.
Informations générales
Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
Informations complémentaires: Aus dem Rahmenvertrag können im Los 1 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: HBZ Münster Universität Münster Bergische Universität Wuppertal Universität Duisburg Essen Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe Fachhochschule Münster Hochschule Hamm-Lippstadt RWTH Aachen Hochschule Bochum Hochschule Ruhr-West Universität Bielefeld Technische Hochschule Köln Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Technische Universität Dortmund Ruhr-Universität Bochum Westfälische Hochschule Fachhochschule Dortmund Universität zu Köln Hochschule Rhein-Waal Hochschule Bielefeld Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Universität Paderborn Hochschule Düsseldorf Technische Hochschule OWL Fachhochschule Aachen Hochschule Niederrhein Universität Bonn Hochschule für Musik Detmold Kunstakademie Düsseldorf Robert Schumann Hochschule Düsseldorf Folkwang Universität der Künste Hochschule für Musik und Tanz Köln Kunsthochschule für Medien Köln Kunstakademie Münster FernUniversität in Hagen Fachhochschule Südwestfalen Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen Aus dem Rahmenvertrag können im Los 2 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Universität Vechta Leuphana Universität Lüneburg Jade Hochschule Wilhelmshaven/Oldenburg/Elsfleth Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover Technische Hochschule Clausthal Universität Osnabrück BTU Cottbus Technische Hochschule Wildau Filmuniversität Babelsberg Fachhochschule Potsdam Technische Hochschule Brandenburg Universität Konstanz Universität Mannheim Universität Stuttgart Universität Tübingen Universität Heidelberg Carl Albrechts Universität Kiel Universität Ulm Universität Hohenheim Universität Freiburg Universität Siegen Universität Bremen Hochschule Offenburg Technische Universität Dresden Universität Göttingen Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen TU Braunschweig Zeppelin-Universität Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen
5.1.7.
Marché public stratégique
Objectif du marché public stratégique: Pas de passation de marché stratégique
5.1.10.
Critères d’attribution
Critère:
Type: Prix
Nom: Preis
Description: Preis
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 100,00
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre:
Accord-cadre, sans remise en concurrence
Informations sur le système d’acquisition dynamique:
Pas de système d’acquisition dynamique
Enchère électronique: non
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et réexamen
Organisation chargée des procédures de recours: Vergabekammer Westfalen
Informations relatives aux délais de recours: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: Universität Bielefeld
5.1.
Lot: LOT-0002
Titre: Hochschulen aus weiteren Bundesländern
Description: Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Es handelt sich hierbei um Softwareüberlassung auf Zeit ("Miete"). Im Einzelnen sind die folgenden Produkte umfasst: d.velop documents public sector d.velop documents public sector- read only d.velop documents public sector - process d.velop documents public sector - regular d.velop documents public sector- advanced d.velop documents public sector - premium d.velop documents public sector - students Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - advanced auf d.velop documents public sector - premium d.velop Lösungen & Templates d.velop contracts advanced d.velop document reader invoice d.velop enterprise search d.velop enterprise search for OpenSearchServer / Microsoft Exchange / Confluence d.velop enterprise search for Microsoft Exchange d.velop enterprise search for Confluence d.velop Anbindung an Storage Systeme d.ecs storage manager centera, NetApp FAS, TSM, FileLock, Silent Cubes, iCAS, Governikus LZA, NAS, celerra, Data Domain, HCP d.ecs storage manager synchronization d.velop Erweiterung d.classify d.ecs forms pdf converter d.ecs rendition service d.cold basis d.cold advanced Upgrade d.cold basis auf d.cold advanced d.ecs monitor advanced d.velop documents for SAP d.velop archivelink for SAP Solutions d.velop ecm services for SAP ERP d.velop file template for SAP ERP d.3one in SAP ERP d.velop document status for SAP ERP d.velop SAP data module d.velop archive migration for SAP ERP d.velop Scansoftware d.3 batch ocr advanced d.capture batch desktop d.capture batch enterprise d.capture batch index E-Mail Post-facharchivierung dbs I mailbox archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino dbs | journal archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop content crawler for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop public sector content crawler IMAP Zusatzlösungen - Named User d.velop records management | Aktenplan d.velop inbox management | Posteingangsbearbeitung d.velop public sector order workflow | Verfügungsworkflow d.velop template management | Vorlagenmanagement Zusatzlösungen - Instanz d.velop disposition management | Aussonderung d.velop travel management | Dienstreise d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Abrechnung d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Antrag d.velop meeting management | Sitzungsmanagement Integrationslösungen d.velop HIS Connector, MACH Connector, CAMPUSonline Connector d.velop connect SmartDocuments d.velop connect Formularserver-Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Messenger Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Client-Signatur / Server-Signatur Lösungstemplates d.velop Rechnungseingangsbearbeitung mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Studierendenverwaltung mit Anbindung an das Campusmanagementsystem eAkte im Personalwesen mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Drittmittelverwaltung Inbound Scan d.velop collaboration d.ecs pdf collector d.ecs flow d.ecs forms d.velop process studio d.velop process studio basic d.veolp process studio business d.velop sign d.velop sign d.velop sign d.velop sign (paket business) CMIS Connector d.velop documents public sector (Campuslizenz) Xential Vorlagenerstellung Xential Anwendung d.velop mobile LZA.NRW eAkte für Gebäude eAkte für Vertragsmanagement eAkte für Beschaffung Bite VMS ConjectFM Sharepoint Sisis-Sunrise evasys und evaexam d.3 client access license d.capture dialog d.3one in Microsoft Outlook d.3one in Microsoft Office d.3 sync d.3 web webserice dbs | case manager d.velop invoices d.ecs OCR Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.
Identifiant interne: 2
5.1.1.
Objet
Nature du marché: Fournitures
Nomenclature principale (cpv): 48000000 Logiciels et systèmes d'information
Nomenclature supplémentaire (cpv): 72268000 Services de fourniture de logiciels
5.1.2.
Lieu d’exécution
Adresse postale: Universitätsstraße 25
Ville: Bielefeld
Code postal: 33615
Subdivision pays (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Pays: Allemagne
Informations complémentaires: Erfüllungsort für die aus dem Rahmenvertrag erteilten Einzelaufträge sind die Adressen der jeweils abrufenden Hochschulen.
5.1.3.
Durée estimée
Durée: 96 Mois
5.1.6.
Informations générales
Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
Informations complémentaires: Aus dem Rahmenvertrag können im Los 1 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: HBZ Münster Universität Münster Bergische Universität Wuppertal Universität Duisburg Essen Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe Fachhochschule Münster Hochschule Hamm-Lippstadt RWTH Aachen Hochschule Bochum Hochschule Ruhr-West Universität Bielefeld Technische Hochschule Köln Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Technische Universität Dortmund Ruhr-Universität Bochum Westfälische Hochschule Fachhochschule Dortmund Universität zu Köln Hochschule Rhein-Waal Hochschule Bielefeld Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Universität Paderborn Hochschule Düsseldorf Technische Hochschule OWL Fachhochschule Aachen Hochschule Niederrhein Universität Bonn Hochschule für Musik Detmold Kunstakademie Düsseldorf Robert Schumann Hochschule Düsseldorf Folkwang Universität der Künste Hochschule für Musik und Tanz Köln Kunsthochschule für Medien Köln Kunstakademie Münster FernUniversität in Hagen Fachhochschule Südwestfalen Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen Aus dem Rahmenvertrag können im Los 2 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Universität Vechta Leuphana Universität Lüneburg Jade Hochschule Wilhelmshaven/Oldenburg/Elsfleth Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover Technische Hochschule Clausthal Universität Osnabrück BTU Cottbus Technische Hochschule Wildau Filmuniversität Babelsberg Fachhochschule Potsdam Technische Hochschule Brandenburg Universität Konstanz Universität Mannheim Universität Stuttgart Universität Tübingen Universität Heidelberg Carl Albrechts Universität Kiel Universität Ulm Universität Hohenheim Universität Freiburg Universität Siegen Universität Bremen Hochschule Offenburg Technische Universität Dresden Universität Göttingen Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen TU Braunschweig Zeppelin-Universität Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen
5.1.7.
Marché public stratégique
Objectif du marché public stratégique: Pas de passation de marché stratégique
5.1.10.
Critères d’attribution
Critère:
Type: Prix
Nom: Preis
Description: Preis
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 100,00
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre:
Accord-cadre, sans remise en concurrence
Informations sur le système d’acquisition dynamique:
Pas de système d’acquisition dynamique
Enchère électronique: non
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et réexamen
Organisation chargée des procédures de recours: Vergabekammer Westfalen
Informations relatives aux délais de recours: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: Universität Bielefeld
6. Résultats
Valeur maximale des accords-cadres dans cet avis: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Valeur approximative des accords-cadres: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Attribution directe:
Justification de l’attribution directe: Le marché ne peut être exécuté que par un opérateur économique particulier en raison de la protection de droits exclusifs, notamment de droits de propriété intellectuelle
Autre justification: Die Beschaffung wurde im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt . Die Voraussetzungen für die Wahl dieser Verfahrensart liegen vor. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 c) VgV darf das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, wenn der Auftrag wegen bestehender Ausschließlichkeitsrechte nur von einem einzigen Unternehmen ausgeführt werden kann. Das ist hier der Fall. Der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld beschränkt sich auf Nutzungsrechte ("Lizenzen") für das Dokumentenmanagement d.documents. Dieses Dokumentenmanagementsystem ist an der Universität Bielefeld seit längerer Zeit im Einsatz. Es ist tief in die bestehende IT und in die Prozesse der Universität integriert. Ein Austausch würde erheblichen Aufwand bedeuten. Damit reduziert sich der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld auf weitere Lizenzen an diesem Produkt. Das Produkt d.documents unterfällt dem Schutz für Computerprogramme gemäß § 69a ff UrhG. Gemäß § 69a Abs. 4 UrhG sind für Computerprogramme die Bestimmungen über den urheberrechtlichen Schutz von Sprachwerken entsprechend anzuwenden. An Sprachwerken hat der Urheber ein Ausschließlichkeitsrecht. Insbesondere kann er gemäß § 97 ff UrhG jede Nutzung durch Dritte unterbinden. Das Unternehmen d.velop AG ist Inhaber der Nutzungsrechte an d.documents. Diese Nutzungsrechte sind auch nicht von anderen Unternehmen ("Reseller") erhältlich. Für die Ausführung des Auftrags kommt damit allein die d.velop AG in Betracht. Aus ähnlichen Gründen ist auch der Ausnahmetatbestand des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gegeben: Die Universität Bielefeld hat d.documents bereits im Einsatz, so dass sich ihr Beschaffungsbedarf auf weitere Lizenzen für dieses Produkt reduziert. Dies ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der obenstehende Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit einem massiven zeitlichen Aufwand verbunden, da das bestehende System ausgetauscht werden müsste. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen. Für die weiteren abrufberechtigten Hochschulen gilt das Obenstehende entsprechend. Es handelt sich ausschließlich um Hochschulen, die das Produkt d.documents bereits im Einsatz haben bzw. Einführungsprojekte unter Verwendung dieses Produktes durchführen. Sie benötigen daher für den weiteren Betrieb und ggfs. die Erweiterung ausschließlich Lizenzen für d.documents. Diese Begründung gilt für beide Lose. Für die Kunst- und Musikhochschulen in Nordrhein-Westfalen (Hochschule für Musik Detmold, Kunstakademie Düsseldorf, Robert Schumann Hochschule Düsseldorf, Folkwang Universität der Künste, Hochschule für Musik und Tanz Köln, Kunsthochschule für Medien Köln, Kunstakademie Münster) ergibt sich die Begründung für die Wahl der Verfahrensart gemäß § 14 Abs. 2 b) und c) VgV abweichend davon wie folgt: Die Kunst- und Musikhochschulen haben das Produkt d.velop derzeit nicht im Einsatz. Auch die Kunst- und Musikhochschulen beabsichtigen aber die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Für die Kunst- und Musikhochschulen beschränkt sich der Beschaffungsbedarf auf d.documents des Herstellers d.velop AG. Hintergrund ist, dass die Kunst- und Musikhochschulen als kleine Hochschulen darauf achten müssen, dass der Aufwand für IT-Projekte so gering wie möglich gehalten wird. Aufwendige Neukonzeptionierungen und Einführungen sind für die Kunst- und Musikhochschulen bereits aufgrund des eigenen Personalstandes nicht leistbar. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wird immer auch erhebliche Mitarbeit der Hochschulen selbst erfordern, hier sind die verfügbaren Ressourcen aufgrund der Größe der Hochschulen äußerst begrenzt. Gleiches gilt für Finanzmittel, die für die externe Unterstützung durch ein Implementierungsunternehmen zur Verfügung stehen. Bei der Einführung von d.documents kann auf Vorarbeiten zurückgegriffen werden, welche im Rahmen der Arbeiten des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW erfolgt sind. Hier wurde ein "Landes-Master" für die Implementierung von d.documents entwickelt. Der Einsatz dieses "Bauplans" wird zu einer deutlichen Kostenersparnis führen. Die Dokumente und Erkenntnisse aus der E-Akte.NRW sind vollständig auf d.documents ausgerichtet und nur für dieses Dokumentenmanagemtsystem verwendbar. Auch hier gibt es keinen Resellerwettbewerb (siehe oben), so dass der Beschaffungsbedarf nur von der d.velop AG gedeckt werden kann.
Attribution directe:
Justification de l’attribution directe: Le marché ne peut être exécuté que par un opérateur économique particulier en raison d’une absence de concurrence pour des raisons techniques
Autre justification: Die Beschaffung wurde im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt . Die Voraussetzungen für die Wahl dieser Verfahrensart liegen vor. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 c) VgV darf das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, wenn der Auftrag wegen bestehender Ausschließlichkeitsrechte nur von einem einzigen Unternehmen ausgeführt werden kann. Das ist hier der Fall. Der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld beschränkt sich auf Nutzungsrechte ("Lizenzen") für das Dokumentenmanagement d.documents. Dieses Dokumentenmanagementsystem ist an der Universität Bielefeld seit längerer Zeit im Einsatz. Es ist tief in die bestehende IT und in die Prozesse der Universität integriert. Ein Austausch würde erheblichen Aufwand bedeuten. Damit reduziert sich der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld auf weitere Lizenzen an diesem Produkt. Das Produkt d.documents unterfällt dem Schutz für Computerprogramme gemäß § 69a ff UrhG. Gemäß § 69a Abs. 4 UrhG sind für Computerprogramme die Bestimmungen über den urheberrechtlichen Schutz von Sprachwerken entsprechend anzuwenden. An Sprachwerken hat der Urheber ein Ausschließlichkeitsrecht. Insbesondere kann er gemäß § 97 ff UrhG jede Nutzung durch Dritte unterbinden. Das Unternehmen d.velop AG ist Inhaber der Nutzungsrechte an d.documents. Diese Nutzungsrechte sind auch nicht von anderen Unternehmen ("Reseller") erhältlich. Für die Ausführung des Auftrags kommt damit allein die d.velop AG in Betracht. Aus ähnlichen Gründen ist auch der Ausnahmetatbestand des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gegeben: Die Universität Bielefeld hat d.documents bereits im Einsatz, so dass sich ihr Beschaffungsbedarf auf weitere Lizenzen für dieses Produkt reduziert. Dies ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der obenstehende Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit einem massiven zeitlichen Aufwand verbunden, da das bestehende System ausgetauscht werden müsste. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen. Für die weiteren abrufberechtigten Hochschulen gilt das Obenstehende entsprechend. Es handelt sich ausschließlich um Hochschulen, die das Produkt d.documents bereits im Einsatz haben bzw. Einführungsprojekte unter Verwendung dieses Produktes durchführen. Sie benötigen daher für den weiteren Betrieb und ggfs. die Erweiterung ausschließlich Lizenzen für d.documents. Diese Begründung gilt für beide Lose. Für die Kunst- und Musikhochschulen in Nordrhein-Westfalen (Hochschule für Musik Detmold, Kunstakademie Düsseldorf, Robert Schumann Hochschule Düsseldorf, Folkwang Universität der Künste, Hochschule für Musik und Tanz Köln, Kunsthochschule für Medien Köln, Kunstakademie Münster) ergibt sich die Begründung für die Wahl der Verfahrensart gemäß § 14 Abs. 2 b) und c) VgV abweichend davon wie folgt: Die Kunst- und Musikhochschulen haben das Produkt d.velop derzeit nicht im Einsatz. Auch die Kunst- und Musikhochschulen beabsichtigen aber die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Für die Kunst- und Musikhochschulen beschränkt sich der Beschaffungsbedarf auf d.documents des Herstellers d.velop AG. Hintergrund ist, dass die Kunst- und Musikhochschulen als kleine Hochschulen darauf achten müssen, dass der Aufwand für IT-Projekte so gering wie möglich gehalten wird. Aufwendige Neukonzeptionierungen und Einführungen sind für die Kunst- und Musikhochschulen bereits aufgrund des eigenen Personalstandes nicht leistbar. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wird immer auch erhebliche Mitarbeit der Hochschulen selbst erfordern, hier sind die verfügbaren Ressourcen aufgrund der Größe der Hochschulen äußerst begrenzt. Gleiches gilt für Finanzmittel, die für die externe Unterstützung durch ein Implementierungsunternehmen zur Verfügung stehen. Bei der Einführung von d.documents kann auf Vorarbeiten zurückgegriffen werden, welche im Rahmen der Arbeiten des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW erfolgt sind. Hier wurde ein "Landes-Master" für die Implementierung von d.documents entwickelt. Der Einsatz dieses "Bauplans" wird zu einer deutlichen Kostenersparnis führen. Die Dokumente und Erkenntnisse aus der E-Akte.NRW sind vollständig auf d.documents ausgerichtet und nur für dieses Dokumentenmanagemtsystem verwendbar. Auch hier gibt es keinen Resellerwettbewerb (siehe oben), so dass der Beschaffungsbedarf nur von der d.velop AG gedeckt werden kann.
6.1.
Résultat – Identifiants des lots: LOT-0001
Statut sélection lauréat: Au moins un lauréat a été choisi.
Accord-cadre:
Valeur réestimée de l’accord-cadre: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
6.1.2.
Informations sur les lauréats
Lauréat:
Nom officiel: d.velop AG
Offre:
Identifiant de l’offre: A
Identifiant du lot ou groupe de lots: LOT-0001
L’offre est une variante: non
Sous-traitance: Pas encore connu
Informations relatives au marché:
Identifiant du marché: 1
Titre: d.velop AG, 48712 Gescher
Date de conclusion du marché: 17/12/2025
6.1.4.
Informations statistiques
Offres ou demandes de participation reçues:
Type de soumissions reçues: Offres
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 1
Type de soumissions reçues: Offres présentées par voie électronique
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 1
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de micro, petite ou moyenne taille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de moyenne taille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de petite taille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de microtaille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays de l’Espace économique européen autres que le pays de l’acheteur
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres vérifiées et jugées irrecevables
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres pour lesquelles il n’a pas été vérifié si elles sont recevables ou non
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres vérifiées et jugées irrecevables en raison d’un prix ou d’un coût anormalement bas
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Éventail d’offres:
Valeur de l’offre recevable la plus basse: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Valeur de l’offre recevable la plus élevée: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
6.1.
Résultat – Identifiants des lots: LOT-0002
Statut sélection lauréat: Au moins un lauréat a été choisi.
Accord-cadre:
Valeur maximale de l’accord-cadre: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Valeur réestimée de l’accord-cadre: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
6.1.2.
Informations sur les lauréats
Lauréat:
Nom officiel: d.velop AG
Offre:
Identifiant de l’offre: A
Identifiant du lot ou groupe de lots: LOT-0002
L’offre est une variante: non
Sous-traitance: Pas encore connu
Informations relatives au marché:
Identifiant du marché: 1
Titre: d.velop AG, 48712 Gescher
Date de conclusion du marché: 17/12/2025
6.1.4.
Informations statistiques
Offres ou demandes de participation reçues:
Type de soumissions reçues: Offres
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 1
Type de soumissions reçues: Offres présentées par voie électronique
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 1
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de micro, petite ou moyenne taille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de moyenne taille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de petite taille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires de microtaille
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays de l’Espace économique européen autres que le pays de l’acheteur
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres vérifiées et jugées irrecevables
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres pour lesquelles il n’a pas été vérifié si elles sont recevables ou non
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres vérifiées et jugées irrecevables en raison d’un prix ou d’un coût anormalement bas
Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 0
Éventail d’offres:
Valeur de l’offre recevable la plus basse: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Valeur de l’offre recevable la plus élevée: dépublié
Code de justification: Intérêts commerciaux d’un opérateur économique
Justification de la publication ultérieure: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Nom officiel: Universität Bielefeld
Numéro d’enregistrement: 05711-06001-79
Adresse postale: Universitätsstraße 25
Ville: Bielefeld
Code postal: 33615
Subdivision pays (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Pays: Allemagne
Point de contact: Zentrale Beschaffung
Téléphone: +49 5211062437
Rôles de cette organisation:
Acheteur
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché
8.1.
ORG-0002
Nom officiel: Vergabekammer Westfalen
Numéro d’enregistrement: 05515-03004-07
Adresse postale: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ville: Münster
Code postal: 48147
Subdivision pays (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Pays: Allemagne
Téléphone: +49 2514111604
Télécopieur: +49 2514112165
Rôles de cette organisation:
Organisation chargée des procédures de recours
8.1.
ORG-0003
Nom officiel: d.velop AG
Taille de l’opérateur économique: Grande
Numéro d’enregistrement: AG Coesfeld HRB 4903
Adresse postale: Schildarpstraße 6-8
Ville: Gescher
Code postal: 48712
Subdivision pays (NUTS): Borken (DEA34)
Pays: Allemagne
Téléphone: +49 593193980
Rôles de cette organisation:
Soumissionnaire
Bénéficiaire effectif:
Nationalité du propriétaire: Allemagne
Lauréat de ces lots: LOT-0001, LOT-0002
8.1.
ORG-0004
Nom officiel: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Numéro d’enregistrement: 0204:994-DOEVD-83
Ville: Bonn
Code postal: 53119
Subdivision pays (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Pays: Allemagne
Téléphone: +49228996100
Rôles de cette organisation:
TED eSender
Informations relatives à l’avis
Identifiant/version de l’avis: da50be3c-31f3-4b1a-8497-665da40436b7 - 01
Type de formulaire: Résultats
Type d’avis: Avis d’attribution de marché ou de concession – régime ordinaire
Sous-type d’avis: 29
Date d’envoi de l’avis: 06/01/2026 07:38:16 (UTC+01:00) Heure de l'Europe centrale, heure d'été de l'Europe occidentale
Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible: allemand
Numéro de publication de l’avis: 5951-2026
Numéro de publication au JO S: 4/2026
Date de publication: 07/01/2026
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