1.1.
Acheteur
Nom officiel: DMT-Gesellschaft für Lehre und Bildung mbH
Forme juridique de l’acheteur: Organisation qui passe un marché subventionné par un pouvoir adjudicateur
Activité du pouvoir adjudicateur: Enseignement
2.1.
Procédure
Titre: DBM Archiv- und Sammlungsinformationssystem
Description: Für die Dokumentation, Zugänglichmachung und Verwaltung der umfangreichen und vielfältigen Sammlungen und Bestände des Deutschen Bergbau Museum Bochum soll ein neues, dem heutigen technischen Stand entsprechendes Archiv- und Sammlungsinformationssystem (ASIS) angeschafft werden. Damit soll eine Digitalisierung und Verklammerung grundlegender fachlicher Arbeits- und Verwaltungsprozesse zum Management der Sammlungen und Bestände im DBM und seinem montan.dok erreicht werden. Das System muss individuelle Anpassungen ermöglichen und dabei standardkonforme Lösungen bieten, um eine integrierte digitale Erschließung bzw. Dokumentation , (Online-)Zugänglichmachung und Verwaltung der umfangreichen und vielfältigen Sammlungen und Bestände im DBM in den und über die Grenzen der klassischen Dokumentationsparten hinweg zu erlauben.
Identifiant de la procédure: e886a3f5-0197-47f3-8e40-2b6c8ff602cb
Identifiant interne: DMT-2025-0032
Type de procédure: Négociée avec publication préalable d’un appel à la concurrence / concurrentielle avec négociation
La procédure est accélérée: non
2.1.1.
Objet
Nature principale du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72200000 Services de programmation et de conseil en logiciels
Nomenclature complémentaire (cpv): 48100000 Logiciels pour l'industrie
2.1.2.
Lieu d’exécution
Ville: Bochum
Subdivision pays (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Pays: Allemagne
2.1.4.
Informations générales
Informations complémentaires: #Bekanntmachungs-ID: CXVHYYJYTGQ3L8EQ# Unklarheiten: Enthalten die Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bewerber/Bieter den Auftraggeber umgehend darauf per Nachricht über die Vergabeplattform hinzuweisen. Selbiges gilt für eventuelle Widersprüche und Unvollständigkeiten in den Vergabeunterlagen. Hinweise zur Kommunikation im Verfahren: Fragen zum Verfahren stellen Sie bitte ausschließlich über die Vergabeplattform. Alle Bewerberfragen die bis zum 10.12.2025 bei uns eingehen werden rechtzeitig vor Teilnahmeantragsfrist beantwortet. Die den Bietern übermittelten Antworten werden Teil der Ausschreibungsunterlagen und sind im weiteren Verfahren zu beachten. Dies gilt auch für die während des Teilnahmewettbewerbs beantworteten Fragen. Bitte beachten Sie, dass die Vergabestelle Anfragen per Email oder Fax nicht berücksichtigt oder per Email beantwortet. Die Vergabestelle wickelt all ihre Vergaben über die Vergabeplattform ab. Um die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten zu gewährleisten, verwendet die Vergabestelle für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in allen Vergabeverfahren ausschließlich die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatz. Es wird an der Kommunikation über die Funktion des Vergabemarktplatzes bis zur Zuschlagerteilung festgehalten. Insofern muss der Bewerber/Bieter auch nach Angebotsabgabe die Nachrichten des Vergabemarktplatzes über den Eingang von Nachrichten auf dem Vergabemarktplatz beachten. Kennzeichnung von Geheimnissen: Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebotes, die berechtigterweise ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer/die Rechtsbehelfsinstanz im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z.B. andere Teilnehmer oder Bieter) ausgehen. Bekanntmachung über Auftragsvergabe: Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung sein Name und der zu zahlende Auftragspreis entspre-chend der Vorgaben der EU bekannt gegeben werden. Sofern durch den Bieter Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, ent-scheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.
Base juridique:
Directive 2014/24/UE
vgv -
5.1.
Lot: LOT-0001
Titre: DBM Archiv- und Sammlungsinformationssystem
Description: Folgende Anforderungen an das neue Archiv- und Sammlungsinformationssystem (ASIS) - die im Anhang weiter ausgeführt werden - sind dabei zu beachten: - Die Daten aus den unterschiedlichen Datenbanken in Faust müssen in das neue ASIS migriert werden (vgl. 3 Datenmigration) - Wir erwarten von dem Unternehmen eine fachspezifische Beratung und aktive Unterstützung bei dem Migrationsprozess (vgl. 3 Datenmigration) - Wir erwarten eine Schulung des ASIS und Support beim Betrieb (vgl. 4 Support und Schulungen) - Das ASIS muss eine differenzierte Administration der Benutzer:innen und eine Backupstrategie anbieten, um von allen Standorten des DBM aus sowie innerhalb der jeweiligen Standorte in unterschiedlichen Räumlichkeiten (Büros, Depots und Magazine) von ca. 50 aktiven Mitarbeiterinnen genutzt werden können. (vgl. 5 Systemadministration) - Die Verwendung von fachbezogenen Normdaten (z. B. GND, AAT etc. ) als kontrollierten Vokabularen muss im ASIS generell möglich sein (vgl.
6. 3.1.6., Kontrollierte Vokabulare). - Die Verwendung von (poly-)hierarchischen mehrstufigen Thesauri muss im ASIS generell möglich sein (vgl.
6. 3.1.7, Thesauri). - Das ASIS muss die Erzeugung und Verwaltung qualitativ hochwertiger und interoperabler Metadaten als sammlungsbezogene Forschungsdaten durch eine konsequente Orientierung an den allgemeinen und in den Fach-Communities einschlägigen (Daten-) Standards sowie deren weitergehende Verfügbarmachung und Vernetzung mit anderen digitalen Ressourcen innerhalb des DBM und online ermöglichen. - Das ASIS muss Datensouveränität und Datenhoheit des DBM gewährleisten. - Das ASIS soll bereits weitestgehend Datenstrukturen und -modelle aufweisen, muss aber durch einen speziell geschulten Technik-Administrator des Auftraggebers angepasst bzw. erweitert werden können. - Das ASIS soll an die spezifischen und mitunter komplexen Fachanforderungen unterschiedlicher sammlungsbezogene Domänen und Entitäten im DBM angepasst werden können (vgl. Anhang
6. 1 Sammlungsbezogene Domänen und Entitäten). - Das ASIS soll das Management digitaler Repräsentationen und analoger Sammlungsentitäten erlauben (z. B. analoge Fotografie und deren digitale Reproduktion). - Das ASIS muss basale fachliche Arbeits- und Verwaltungsprozesse zu den Sammlungen und Beständen unterstützen (vgl. Anhang
6. 1 Sammlungsbezogene Arbeits- und Verwaltungsprozesse). - Das ASIS soll objektbezogen die Administration der ständigen Ausstellung und zukünftiger Wechselausstellungen (u. a. Leihverkehr, Exponatbeschreibungen) unterstützen (vgl. Anhang
6. 1 Sammlungsbezogene Arbeits- und Verwaltungsprozesse). - Das ASIS sollte idealerweise auch darüber hinaus Planung und Management von Ausstellungen unterstützen. - Dass Angebot muss die lokale Installation auf Servern des DBM und den Betrieb des Systems durch das DBM kalkulieren. Die einmaligen sowie die laufenden Kosten pro Jahr müssen getrennt ausgewiesen werden. Bitte beschreiben Sie kurz Ihre Lösung und die damit verbundenen Anforderungen an die IT-Infrastruktur innerhalb des DBM. - Prinzipiell ist auch eine cloudbasierte Lösung auf externen Servern z. B. des Anbieters denkbar, die als zusätzliche und alternative Option kurz beschrieben und kalkuliert werden soll. Im Fall einer cloudbasierten Lösungen muss Datenschutzkonformität gewährleistet und bescheinigt werden. Die Software-Überlassung sowie die Erbringung von Serviceleistungen (Wartung, Updates, Support etc.) sollen in Abhängigkeit des Systems in entsprechenden EVB-IT-Verträgen geregelt werden. Der Vertrag ist zunächst auf eine Laufzeit von vier Jahren ausgelegt. Es besteht die Absicht, den Vertrag auch über diesen Zeitraum hinaus optional zu verlängern.
Identifiant interne: DMT-2025-0032
5.1.1.
Objet
Nature principale du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72200000 Services de programmation et de conseil en logiciels
Nomenclature complémentaire (cpv): 48100000 Logiciels pour l'industrie
5.1.2.
Lieu d’exécution
Ville: Bochum
Subdivision pays (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Pays: Allemagne
5.1.3.
Durée estimée
Autre durée: Illimité
5.1.6.
Informations générales
Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
5.1.7.
Marché public stratégique
Objectif du marché public stratégique: Pas de passation de marché stratégique
5.1.10.
Critères d’attribution
Critère:
Type: Qualité
Nom: Preis
Description: Bestpreis = 100% Andere Preise %-abwertend
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 35,00
Critère:
Type: Qualité
Nom: Leistungsumfang und Qualität
Description: Die Qualität wird anhand des einzureichenden Konzepts anhand der in der Leistungsbeschreibung ausführlich definierten Kriterien bewertet: -Fachgerechte Erschließung in den drei Dokumentation-sparten Archiv - Bibliothek - Sammlungen -Unterstützung von Normvokabularen/-daten -Leistungsumfang hinsichtlich objektbezogener Arbeits- und Verwaltungsprozesse - Anpassungsmöglichkeiten für Auftraggeber und Qualität der Schnittstellen - Technische Potentiale und Offenheit des Systems für Implementierung weiter-gehender Funktionalitäten z. B. aus den Bereichen Ausstellungsmanagement und Forschungsdatenmanagement Hinweis zur Punktevergabe: - 0 Punkte = keine oder falsche Erfüllung der beschriebenen Anforderungen - 2 Punkt = Schlechte oder sehr geringe Erfüllung der beschriebenen Anforderungen - 4 Punkte = ausreichende aber größtenteils unvollständige Erfüllung der beschriebenen Anforderungen - 6 Punkte = befriedigende, aber zum Teil unvollständige und nicht richtige Erfüllung der beschriebenen Anforderungen - 8 Punkte = gute und weitestgehend überzeugende und vollständige und richtige Erfüllung der beschriebenen Anforderungen - 10 Punkte = sehr gute und überzeugende und vollständige und richtige Erfüllung der beschriebenen Anforderungen
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (points, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 65,00
5.1.12.
Conditions du marché public
Conditions du marché:
Cette procédure relève du Règlement sur les subventions étrangères (FSR)
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre:
Pas d’accord-cadre
Informations sur le système d’acquisition dynamique:
Pas de système d’acquisition dynamique
Enchère électronique: non
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et recours
Organisation chargée des procédures de médiation: Vergabekammer Westfalen
Organisation chargée des procédures de recours: Vergabekammer Westfalen
Description des délais d'introduction des procédures de recours: Rügen wegen erkannter Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen zu erheben (siehe § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gerügt werden (siehe § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung gerügt werden (siehe § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB). Ergänzend wird auf § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vergangen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen. Die zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren ist in der Auftragsbekanntmachung angegeben.
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: DMT-Gesellschaft für Lehre und Bildung mbH
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours: Vergabekammer Westfalen
Valeur de tous les contrats attribués dans cet avis: 303 758,20 EUR
6.1.
Résultat – Identifiants des lots: LOT-0001
Statut sélection adjudicataire/attributaire: Au moins un lauréat a été choisi.
6.1.2.
Informations sur les adjudicataires/attributaires
Adjudicataire/attributaire:
Nom officiel: Skinsoft
Offre:
Identifiant de l’offre: 2 - 67583
Identifiant du lot ou groupe de lots: LOT-0001
Valeur de l'offre: 200 386,60 EUR
L’offre est une variante: non
Mesures de subventions étrangères: Déclaration soumise, procédure d’attribution standard
Part sous-traitée: Pas encore connu
Informations relatives au marché:
Identifiant du contrat: 1
Titre: Skinsoft, 25000 BESANCON
Date de conclusion du marché/concession: 19/02/2026
6.1.4.
Informations statistiques
Offres ou demandes de participation/candidatures reçues:
Type de soumissions reçues: Offres
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 2
Type de soumissions reçues: Offres présentées par voie électronique
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 2
Type de soumissions reçues: Demandes de participation
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 4
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays de l’Espace économique européen autres que le pays de l’acheteur
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 2
Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres vérifiées et jugées irrecevables
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 0
Type de soumissions reçues: Offres vérifiées et jugées irrecevables en raison d’un prix ou d’un coût anormalement bas
Nombre d'offres ou de demandes de participation/candidatures reçues: 0
Éventail d’offres:
Valeur de l’offre recevable la plus basse: 303 758,20 EUR
Valeur de l’offre recevable la plus élevée: 425 992,58 EUR
8.1.
ORG-0001
Nom officiel: DMT-Gesellschaft für Lehre und Bildung mbH
Numéro d’enregistrement: DE124091698
Adresse postale: Herner Straße 45
Ville: Bochum
Code postal: 44787
Subdivision pays (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Pays: Allemagne
Point de contact: Einkauf
Téléphone: +49 2349688243
Rôles de cette organisation:
Acheteur
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché
8.1.
ORG-0002
Nom officiel: Vergabekammer Westfalen
Numéro d’enregistrement: 05515-03004-07
Adresse postale: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ville: Münster
Code postal: 48147
Subdivision pays (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Pays: Allemagne
Point de contact: Vergabekammer Geschäftsstelle
Téléphone: +49 2514110
Rôles de cette organisation:
Organisation chargée des procédures de recours
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours
Organisation chargée des procédures de médiation
8.1.
ORG-0003
Nom officiel: Skinsoft
Taille de l’opérateur économique: Petite
Numéro d’enregistrement: 503613176
Adresse postale: 5 RUE DU CHATEAU ROSE
Ville: BESANCON
Code postal: 25000
Subdivision pays (NUTS): Doubs (FRC21)
Pays: France
Téléphone: +33 9 52 42 30 38
Rôles de cette organisation:
Soumissionnaire
Bénéficiaire effectif:
Nationalité du bénéficiaire effectif: Allemagne
adjudicataire/attributaire de ces lots: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Nom officiel: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Numéro d’enregistrement: 0204:994-DOEVD-83
Ville: Bonn
Code postal: 53119
Subdivision pays (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Pays: Allemagne
Téléphone: +49228996100
Rôles de cette organisation:
TED eSender
Identifiant/version de l’avis: 1d92a97e-82ff-4935-b7b6-bf5c83501d17 - 01
Type de formulaire: Résultats
Type d’avis: Avis d’attribution de marché ou de concession – régime ordinaire
Sous-type d’avis: 29
Date d’envoi de l’avis: 19/02/2026 16:23:19 (UTC+01:00) Heure de l'Europe centrale, heure d'été de l'Europe occidentale
Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible: allemand
Numéro de publication de l’avis: 124221-2026
Numéro de publication au JO S: 37/2026
Date de publication: 23/02/2026
