Appels offres : Allemagne - Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui - Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

1.1.

Acheteur

Nom officiel: ProPotsdam GmbH

Adresse électronique: vergabe@propotsdam.de

Forme juridique de l’acheteur: Entreprise publique

Activité du pouvoir adjudicateur: Logement et équipements collectifs

2.1.

Procédure

Titre: Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Description: Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Identifiant de la procédure: 1d8c3408-0667-4773-8e76-b29b3e475af4

Identifiant interne: eRechnung_2023_vA

Type de procédure: Négociée avec publication préalable d’un appel à la concurrence / concurrentielle avec négociation

La procédure est accélérée: non

2.1.1.

Objet

Nature du marché: Services

Nomenclature principale (cpv): 72000000 Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui

2.1.2.

Lieu d’exécution

Ville: Potsdam

Code postal: 14469

Subdivision pays (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Pays: Allemagne

2.1.4.

Informations générales

Informations complémentaires: Bekanntmachungs-ID: CXP9YH961F6

Base juridique:

Directive 2014/24/UE

vgv -

5.1.

Lot: LOT-0001

Titre: Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Description: Die Verarbeitung eingehender Rechnungen erfolgt bei der ProPotsdam derzeit analog. Im Jahr 2022 gingen insgesamt 41.438 Rechnungen im Unternehmensverbund der ProPotsdam ein. Überwiegend sind die Rechnungen in Papierform eingegangen. Lediglich ca.
5. 000 Rechnungen (Zahl beruht auf einer Schätzung) wurden im Jahr 2022 per E-Mail empfangen. Zusätzlich wurden insgesamt 19.322 Abschläge per EWP-Lastschriftverfahren gezahlt. Das Buchhaltungssystem ist SAP S/4HANA, über Archivlink ist ein Archivsystem von IBM angebunden. Die Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung inkl. Rechnungsprüfungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der ProPotsdam GmbH. Die Umstellung steigert die Transparenz, Qualität und die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Die Lösung soll die Arbeit des Rechnungswesens und der Fachabteilungen effektiv unterstützen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung und Implementierung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung und -freigabe der Rechnung enthalten. Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Erstellung von Feinkonzepten, die technische Implementierung und Einrichtung aller Systemkomponenten, das Customizing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Softwarepflege und technische Betreuung des laufenden Betriebs für alle Komponenten. Die Aufträge und Rechnungen aus der Instandhaltung, die über ein Handwerkerportal abgewickelt wer-den, sind nicht Gegenstand des geplanten Projektes. Es soll eine Lösung eingeführt werden, die eine hohe Integration in SAP S/4HANA aufweist.

Identifiant interne: eRechnung_2023_vA

5.1.1.

Objet

Nature du marché: Services

Nomenclature principale (cpv): 72000000 Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui

5.1.2.

Lieu d’exécution

Ville: Potsdam

Code postal: 14469

Subdivision pays (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Pays: Allemagne

5.1.3.

Durée estimée

Durée: 5 Ans

5.1.6.

Informations générales

Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE

Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui

5.1.7.

Marché public stratégique

Objectif du marché public stratégique: Pas de passation de marché stratégique

5.1.10.

Critères d’attribution

Critère:

Type: Qualité

Nom: Qualitative Zuschlagskriterien

Description: Kriterienkatalog, Konzepte

Pondération (pourcentage, valeur exacte): 45

Critère:

Type: Qualité

Nom: Präsentation zum Produkteindruck

Description: Produkteindruck/ Effizenz und Ergonomie der IvM-Lösung, Darstellung der geforderten Fallbeispiele

Pondération (pourcentage, valeur exacte): 15

Critère:

Type: Prix

Nom: Monetäre Zuschlagskriterien

Description: Monetäre Zuschlagskriterien

Pondération (pourcentage, valeur exacte): 40

5.1.12.

Conditions du marché public

Informations relatives aux délais de recours: Verstöße gegen Vergabevorschriften müssen innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntniserlangung gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

5.1.15.

Techniques

Accord-cadre: Pas d’accord-cadre

Informations sur le système d’acquisition dynamique: Pas de système d’acquisition dynamique

Enchère électronique: non

5.1.16.

Informations complémentaires, médiation et réexamen

Organisation chargée des procédures de recours: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie

Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: ProPotsdam GmbH

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Valeur de tous les contrats attribués dans cet avis: 442 852,50 EUR

6.1.

Résultat – Identifiants des lots: LOT-0001

Statut sélection lauréat: Au moins un lauréat a été choisi.

6.1.2.

Informations sur les lauréats

Lauréat:

Chef de file du soumissionnaire: DATASEC information factory GmbH

Nom officiel: DATASEC information factory GmbH

Offre:

Identifiant de l’offre: 1

Identifiant du lot ou groupe de lots: LOT-0001

Valeur de la concession:

L’offre est une variante: non

Informations relatives au marché:

Identifiant du marché: 26747

Titre: EVT-IT-Vertrag

Date à laquelle le lauréat a été choisi: 12/09/2024

Date de conclusion du marché: 30/09/2024

6.1.4.

Informations statistiques:

Offres ou demandes de participation reçues:

Type de soumissions reçues: Offres

Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 3

Type de soumissions reçues: Offres présentées par voie électronique

Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues: 3

Type de soumissions reçues: Offres reçues de soumissionnaires enregistrés dans des pays de l’Espace économique européen autres que le pays de l’acheteur