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Date de publication : 14/10/2025
Date de péremption : 11/11/2025
Type de procédure : Procédure ouverte
Type de document : Avis de marché ou de concession – régime ordinaire		 Allemagne
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Allemagne - Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui - SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

2025/S 2025-674272  (Voir l'avis original TED)
 
 
V  E  R  S  I  O  N      F  R  A  N  C  A  I  S  E
197/2025
674272-2025 - Mise en concurrence
Allemagne – Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui – SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
OJ S 197/2025 14/10/2025
Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
Services

   1.  Acheteur
1.1.
Acheteur
Nom officiel: Forschungsverbund Berlin e.V.
Adresse électronique: vergabe@fv-berlin.de
Forme juridique de l’acheteur: Organisation qui passe un marché subventionné par un pouvoir adjudicateur
Activité du pouvoir adjudicateur: Services d’administration générale

   2.  Procédure
2.1.
Procédure
Titre: SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Description: SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Identifiant de la procédure: 100b5e22-f31e-4191-a24a-f3dc5cb75e0e
Identifiant interne: FVB-2025-0011
Type de procédure: Ouverte
La procédure est accélérée: non
2.1.1.
Objet
Nature du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72000000 Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui
2.1.2.
Lieu d’exécution
Adresse postale: Rudower Chaussee 17
Ville: Berlin
Code postal: 12489
Subdivision pays (NUTS): Berlin (DE300)
Pays: Allemagne
2.1.4.
Informations générales
Base juridique:
Directive 2014/24/UE
vgv -
2.1.6.
Motifs d’exclusion
Sources des motifs d'exclusion: Avis, Document de marché
Situation analogue à la faillite prévue dans la législation nationale: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Corruption: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Participation à une organisation criminelle: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Accords avec d’autres opérateurs économiques en vue de fausser la concurrence: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Manquement aux obligations dans le domaine du droit environnemental: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Fraude: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Travail des enfants et autres formes de traite des êtres humains: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Insolvabilité: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Manquement aux obligations dans le domaine du droit du travail: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Biens administrés par un liquidateur: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Coupable de fausses déclarations, non-communication, n’a pas été en mesure de fournir les documents requis et a obtenu des informations confidentielles de la présente procédure: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Conflit d’intérêt créé par sa participation à la procédure de passation de marché: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Association directe ou indirecte à la préparation de cette procédure de passation de marché: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Faute professionnelle grave: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Résiliation, dommages et intérêts ou autres sanctions comparables: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Manquement aux obligations dans le domaine du droit social: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Manquement à l’obligation relative au paiement de cotisations de sécurité sociale: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
État de cessation d’activités: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Manquement à l’obligation relative au paiement d’impôts et taxes: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"
Infractions terroristes ou infractions liées aux activités terroristes: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"

   5.  Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Titre: SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Description: SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement im folgenden Umfang Anzahl an Nutzer:innen: - 3 Administrator:innen (optionale Erweiterung um 2) - 6 Key-User (optionale Erweiterung um 4) - 10 Endanwender:innen (optionale Erweiterung um 50) Vertrags- und Vorgangsmengen pro Jahr: - ca. 300 bis 500 Vertragsakten - ca. 600 bis 800 Vorgangsakten - ca.
   1. 000 bis
   1. 500 Fristen und Aufgaben - ca.
   5. 000 bis
   8. 000 Einmalige Schulungsleistungen: - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 3 Administrator:innen (remote) - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 6 Key-User (remote) Konfigurationskontingent für insgesamt 4 Jahre: - 200 Stunden abrufbare Konfigurationsleistungen Das hier genannte Mengengerüst dient der Orientierung und als Grundlage für die Angebotskalkulation. Es stellt eine realistische, aber nicht verbindliche Bedarfsschätzung für die Vertragslaufzeit dar. Eine Mindestabnahmemenge ergibt sich hieraus nicht. Die detaillierten Anforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Identifiant interne: LOT-0000
5.1.1.
Objet
Nature du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72000000 Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui
Options:
Description des options: Verlängerungsoption: einmalig um weitere 12 Monate durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers spätestens 3 Monate vor Vertragsende
5.1.3.
Durée estimée
Durée: 36 Mois
5.1.4.
Renouvellement
Nombre maximal de renouvellements: 1
Autres informations sur le renouvellement: optionale Leistungen gem. Preisblatt
5.1.6.
Informations générales
Participation réservée: La participation n’est pas réservée.
Les noms et les qualifications professionnelles du personnel chargé de l’exécution du marché doivent être mentionnés: Exigence dans l’offre
Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): non
Le marché en question convient aussi aux petites et moyennes entreprises (PME): non
5.1.7.
Marché public stratégique
Objectif du marché public stratégique: Pas de passation de marché stratégique
5.1.9.
Critères de sélection
Sources des critères de sélection: Document de marché
5.1.10.
Critères d’attribution
Critère:
Type: Qualité
Nom: Kriteriengruppe 2b: Bewertungskriterien zu allgemeine funktionale Anforderungen an die Softwarelösung
Description: Beschreibung der mandantenfähigen Architektur, ergänzt durch Screenshots der Administrationsoberfläche, die die Trennung der Organisationseinheiten zeigt. Beschreibung der 2FA-Implementierung, inkl. unterstützter Authentifizierungsmethoden (z. B. App, Hardware-Token). Screenshots der Nutzeranmeldung mit aktiviertem 2FA. Screenshots der Dashboard-Ansicht mit Darstellung beider Module und Beispielen für konfigurierbare Widgets. Screenshots mit Beispielansichten für Statusübersichten und Auswertungen. Technische Schnittstellenbeschreibung mit Dokumentation (z. B. API-Dokumentation, unterstützte Datenformate). Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten und Konfigurationsmöglichkeiten, ergänzt durch Screenshots. Screenshots einer Akte mit aktiver Kommentarfunktion. Screenshots und Beschreibung der Administrationsoberfläche für das Self-Service-Portal. Beschreibung der Dublettenprüfung und Screenshots einer typischen Dublettenwarnung Screenshots, die individuelle Anpassungsmöglichkeiten durch verschiedene Nutzerprofile darstellen Beschreibung des Berechtigungskonzepts inkl. Rollenmodell, ergänzt durch Screenshots der Rechteverwaltung. Beschreibung der DMS-Funktionalitäten und Screenshots der genannten Kernfunktionen. Screenshots der Aktenansicht inkl. Dokumentenbaum und Beschreibung der administrativen Konfigurationsmöglichkeiten. Muster der deutschsprachigen Benutzeroberfläche und Auszug aus der Benutzerdokumentation. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten zur Nummerierungslogik und Indexfeldverwaltung, ergänzt durch Screenshots der administrativen Oberfläche (z. B. Anlage neuer Nummernkomponenten, Definition von Metadatenfeldern, Filteransicht).
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 12,50
Critère:
Type: Qualité
Nom: Kriteriengruppe 3b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vorgangsmanagement
Description: Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vorgangsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer administrativen Maske zur Anpassung von Aktentypen. Screenshots einer Vorgangsakte mit Klassifizierungsfeldern sowie Auswertungsoptionen. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots von Fristenbenachrichtigungen. Screenshot eines nutzerspezifischen Fristenkalenders mit Beispielterminen. Screenshot eines organisationsweiten Fristenkalenders mit aggregierten Fristen. Beschreibung und Screenshots, die die Abbildung der Struktur innerhalb der Aktenansicht verdeutlichen. Screenshot einer Vorgangsakte mit Verknüpfung zu Vorgänger- und Nachfolgerakten Beschreibung der Protokollierungsmechanismen und Screenshots eines Audit-Trail-Protokolls. Beschreibung des Rechtekonzepts und Screenshots der administrativen Rechteverwaltung. Screenshots der Suchmaske und Beispiel-Suchergebnisse mit Filteroptionen. Beschreibung der Funktion sowie Screenshots, die den differenzierten Zugriff für Beteiligte zeigen.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 12,50
Critère:
Type: Qualité
Nom: Kriteriengruppe 4b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vertragsmanagement
Description: Beschreibung der Funktionalität und Screenshots einer beispielhaften digitalen Vertragsakte mit den genannten Elementen. Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten und Screenshots einer Administrationsmaske zur Anpassung von Vertragsarten. Screenshots, die die hierarchische Darstellung von Rahmen- und Einzelverträgen zeigen. Beschreibung des Vorlagenmanagements und Screenshots der Konfiguration und Nutzung. Beschreibung der Fristenlogik und Screenshots der Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen. Screenshots einer Vertragsakte mit der Darstellung der Laufzeiten und Fristen. Beschreibung der Workflow-Funktionalitäten sowie Screenshots, die den Freigabeprozess darstellen. Screenshots und Beschreibung der Protokollierungsmechanismen, inklusive Beispielprotokoll. Beschreibung und Screenshots, die den differenzierten Lesezugriff für Beteiligte darstellen.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 12,50
Critère:
Type: Qualité
Nom: Kriteriengruppe 6: Konzeptbewertungen
Description: Der Bieter hat ein Einführungskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das den geplanten Ablauf der Einführung der SaaS-Lösung beim Auftraggeber darstellt. Das Konzept muss mindestens folgende Inhalte umfassen: - Detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen und kritischen Pfaden (z. B. Gantt-Darstellung oder vergleichbar) - Beschreibung der Projektphasen (Kick-off, Konfiguration, Tests, Schulungen, Go-Live, Nachbetreuung) - Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Rollen und Verantwortlichkeiten - Darstellung der Qualitätssicherung und des Risikomanagements - Beschreibung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse zwischen Bieter und Auftraggeber Der Bieter hat ein Support- und Betriebskonzept (max. 2-seitiges Konzept, DIN A4 - Schriftgröße 11, Standardseitenränder, als PDF-Dokument) einzureichen, das beschreibt, wie der stabile Betrieb der SaaS-Lösung nach dem Go-Live gewährleistet wird. Das Konzept muss insbesondere enthalten: - Struktur und Erreichbarkeit des Supports (z. B. 1st, 2nd, 3rd Level) - Reaktions- und Bearbeitungszeiten (SLA) - Eskalationswege bei Störungen - Verantwortlichkeiten und Rollen im Betrieb - Vorgehen für Wartungsfenster und geplante Updates
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 12,50
Critère:
Type: Prix
Nom: Preis
Description: Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Die Gewichtung kann hier systemseitig nicht korrekt dargestellt werden, darum ist eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen der Wertung in der Anlage "Angebotsbewertung" aufgeführt. Die dort beschriebene Wertungsmethode gilt für diese Ausschreibung.
Catégorie du critère d’attribution poids: Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution: 50,00
5.1.11.
Documents de marché
Langues dans lesquelles les documents de marché sont officiellement disponibles: allemand
5.1.12.
Conditions du marché public
Conditions de présentation:
Présentation par voie électronique: Autorisée
Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation peuvent être présentées: allemand
Catalogue électronique: Non autorisée
Variantes: Non autorisée
Les soumissionnaires peuvent présenter plusieurs offres: Non autorisée
Date limite de réception des offres: 11/11/2025 09:00:00 (UTC+1) Heure de l'Europe centrale, heure d'été de l'Europe occidentale
Date limite de validité de l’offre: 2 Mois
Informations qui peuvent être complétées après la date limite de présentation des offres:
À la discrétion de l’acheteur, certains documents manquants relatifs au soumissionnaire peuvent être transmis ultérieurement.
Informations complémentaires: gem. Angaben im "Formblatt Eignung"
Informations relatives à l’ouverture publique:
Date d'ouverture: 11/11/2025 09:01:00 (UTC+1) Heure de l'Europe centrale, heure d'été de l'Europe occidentale
Conditions du marché:
Le marché doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés: Non
Facturation en ligne: Autorisée
La commande en ligne sera utilisée: oui
Le paiement en ligne sera utilisé: oui
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre:
Pas d’accord-cadre
Informations sur le système d’acquisition dynamique:
Pas de système d’acquisition dynamique
Enchère électronique: non
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et réexamen
Organisation chargée des procédures de recours: Vergabekammer des Landes Berlin
Informations relatives aux délais de recours: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: Forschungsverbund Berlin e.V.
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours: Forschungsverbund Berlin e.V.
Organisation qui reçoit les demandes de participation: Forschungsverbund Berlin e.V.

   8.  Organisations
8.1.
ORG-7001
Nom officiel: Forschungsverbund Berlin e.V.
Numéro d’enregistrement: DE136785011
Adresse postale: Rudower Chaussee 17
Ville: Berlin
Code postal: 12489
Subdivision pays (NUTS): Berlin (DE300)
Pays: Allemagne
Point de contact: Forschungsverbund Berlin e.V.
Adresse électronique: vergabe@fv-berlin.de
Téléphone: +49 30 63923350
Adresse internet: http://www.fv-berlin.de
Rôles de cette organisation:
Acheteur
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché
Organisation qui reçoit les demandes de participation
8.1.
ORG-7004
Nom officiel: Vergabekammer des Landes Berlin
Numéro d’enregistrement: 11-1300000V00-74
Adresse postale: Martin-Luther-Straße 105
Ville: Berlin
Code postal: 10825
Subdivision pays (NUTS): Berlin (DE300)
Pays: Allemagne
Adresse électronique: vergabekammer@senweb.berlin.de
Téléphone: +49 3090138316
Télécopieur: +49 3090137613
Adresse internet: http://www.berlin.de/
Rôles de cette organisation:
Organisation chargée des procédures de recours
8.1.
ORG-7005
Nom officiel: Forschungsverbund Berlin e.V.
Numéro d’enregistrement: DE136785011
Adresse postale: Rudower Chaussee 17
Ville: Berlin
Code postal: 12489
Subdivision pays (NUTS): Berlin (DE300)
Pays: Allemagne
Adresse électronique: vergabe@fv-berlin.de
Téléphone: 0049 030 63923350
Adresse internet: https://www.fv-berlin.de
Rôles de cette organisation:
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours
8.1.
ORG-7006
Nom officiel: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Numéro d’enregistrement: 0204:994-DOEVD-83
Ville: Bonn
Code postal: 53119
Subdivision pays (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Pays: Allemagne
Adresse électronique: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Téléphone: +49228996100
Rôles de cette organisation:
TED eSender
Informations relatives à l’avis
Identifiant/version de l’avis: a36de557-ad27-44d9-90e6-90080965e802 - 01
Type de formulaire: Mise en concurrence
Type d’avis: Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
Sous-type d’avis: 16
Date d’envoi de l’avis: 10/10/2025 17:58:13 (UTC+2) Heure de l'Europe orientale, heure d'été de l'Europe centrale
Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible: allemand
Numéro de publication de l’avis: 674272-2025
Numéro de publication au JO S: 197/2025
Date de publication: 14/10/2025

 
 
C L A S S E    C P V
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