1. Acheteur
1.1.
Acheteur
Nom officiel: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Forme juridique de l’acheteur: Entreprise publique
Activité de l’entité adjudicatrice: Activités liées à l’électricité
2. Procédure
2.1.
Procédure
Titre: Software Broker & SAM Consultancy
Description: De aanbesteder wenst een raamovereenkomst te sluiten voor “Software Broker & SAM Consultancy”. Onderhavig aankoopdossier behelst o.a. volgende activiteiten om deze objectieven te kunnen realiseren: • Het verwerven van de benodigde software met bijhorende services. • Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); zorgen dat Fluvius beschikt over de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d. • Verwerven van SAM (Software Asset Management) expertise. In scope zijn volgende elementen: • Perpetual software en licenties, met inbegrip van de bijhorende maintenance en support contracten; • Software gebaseerd op subscriptions (huur van software en licenties) met inbegrip van de bijhorende services; • Software welke kadert binnen een SAAS context (Software As A Service), met inbegrip van de bijhorende services; • Cloudproducten en -services (o.a. Azure, Oracle OCI,…). Voornoemde software- en licentietypes zijn niet beperkt tot een bepaalde IT-infrastructuur, en kunnen dus zowel handelen over onpremise software als Cloud-gebaseerde software en/of -licenties. Dit aankoopdossier bestaat uit 2 percelen:
1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden. Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.
2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en hulp bij interne - en externe audits. Om deze objectieven te kunnen realiseren is het absoluut noodzakelijk dat de inschrijver op de hoogte is van: • de historische, actuele en aangekondigde licentiemodellen en -contracten van de software-fabrikanten; • benchmarking-informatie op vlak van prijsvorming van licentieproducten en beheersprocessen.
Identifiant de la procédure: f1c3ccf6-fc9b-43c3-9e02-5a71f2a8b562
Identifiant interne: FLU24IT004
Type de procédure: Négociée avec publication préalable d’un appel à la concurrence / concurrentielle avec négociation
La procédure est accélérée: non
2.1.1.
Objet
Nature du marché: Fournitures
Nature supplémentaire du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 48000000 Logiciels et systèmes d'information
Nomenclature supplémentaire (cpv): 72266000 Services de conseil en logiciels
2.1.4.
Informations générales
Base juridique:
Directive 2014/25/UE
2.1.6.
Motifs d’exclusion
Motifs d’exclusion purement nationaux: Zie selectieleidraad in bijlage
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Titre: FLU24IT004 - 1
Description: 1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden. Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.
Identifiant interne: 1
5.1.1.
Objet
Nature du marché: Fournitures
Nomenclature principale (cpv): 48000000 Logiciels et systèmes d'information
Nomenclature supplémentaire (cpv): 48200000 Logiciels de réseau d'internet et d'intranet, 48600000 Logiciels de bases de données et d'exploitation, 48500000 Logiciels de communications et multimédias, 48800000 Systèmes d'information et serveurs, 48400000 Logiciels de transactions commerciales et de transactions personnelles, 48300000 Logiciels de création de documents, de dessin, de synthèse d'images, de planification et de productivité, 48700000 Logiciels utilitaires
Options:
Description des options: De opdracht heeft een looptijd van 4 jaar. Aansluitend op deze looptijd kan de opdracht verlengd worden met 4 jaar. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.
5.1.2.
Lieu d’exécution
Subdivision pays (NUTS): Arr. Gent (BE234)
Pays: Belgique
5.1.3.
Durée estimée
Date de début: 15/10/2025
Durée: 4 Ans
5.1.4.
Renouvellement
Nombre maximal de renouvellements: 4
5.1.5.
Valeur
Valeur estimée hors TVA: 160 571 589,00 EUR
Valeur maximale de l’accord-cadre: 321 143 178,00 EUR
5.1.6.
Informations générales
Participation réservée: La participation n’est pas réservée.
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
5.1.9.
Critères de sélection
Critère:
Type: Capacité technique et professionnelle
Description: Voor perceel 1 Softwarebroker: • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven hoe hij een vergelijkbare dienstverlening georganiseerd heeft met een minimale jaarlijkse omzet van 5 miljoen euro bij één opdrachtgever. Meer specifiek dient in deze referenties volgende zaken aangetoond te worden: o Het verwerven van benodigde licenties en subscriptions met bijhorende services; o Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); beheer van de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d. • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven van één klant waarmee hij een Microsoft EA (Enterprise Agreement) heeft afgesloten en ook Azure diensten aan levert met in totaal een minimale jaarlijkse waarde van €
3. 000.000 bij die eindklant.
Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à convoquer pour la seconde étape de la procédure
5.1.11.
Documents de marché
5.1.12.
Conditions du marché public
Conditions de présentation:
Présentation par voie électronique: Requise
Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation peuvent être présentées: néerlandais
Catalogue électronique: Non autorisée
La signature ou le cachet électronique avancé(e) ou qualifié(e) [au sens du règlement (UE) ? 910/2014] est requis(e)
Variantes: Non autorisée
Description de la garantie financière: Op deze opdracht is een borgtocht van toepassing. (zie selectieleidraad en ATD)
Date limite de réception des demandes de participation: 31/03/2025 09:00:00 (UTC+2)
Conditions du marché:
Le marché doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés: Non
Conditions relatives à l’exécution du contrat: Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten
Montage financier: Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten.
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre: Accord-cadre, sans remise en concurrence
Informations sur le système d’acquisition dynamique: Pas de système d’acquisition dynamique
Enchère électronique: non
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et réexamen
Organisation chargée des procédures de médiation: Raad van state
Organisation chargée des procédures de recours: Raad van state
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Organisation qui fournit un accès hors ligne aux documents de marché: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours: Raad van state
Organisation qui reçoit les demandes de participation: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Organisation qui traite les offres: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
TED eSender: FOD Beleid en Ondersteuning
5.1.
Lot: LOT-0002
Titre: FLU24IT004 - 2
Description: 2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en hulp bij interne - en externe audits.
Identifiant interne: 2
5.1.1.
Objet
Nature du marché: Services
Nomenclature principale (cpv): 72266000 Services de conseil en logiciels
Options:
Description des options: De opdracht heeft een looptijd van 4 jaar. Aansluitend op deze looptijd kan de opdracht verlengd worden met 4 jaar. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.
5.1.2.
Lieu d’exécution
Subdivision pays (NUTS): Arr. Gent (BE234)
Pays: Belgique
5.1.3.
Durée estimée
Date de début: 15/10/2025
Durée: 4 Ans
5.1.4.
Renouvellement
Nombre maximal de renouvellements: 4
5.1.5.
Valeur
Valeur estimée hors TVA: 2 667 701,00 EUR
Valeur maximale de l’accord-cadre: 5 335 402,00 EUR
5.1.6.
Informations générales
Participation réservée: La participation n’est pas réservée.
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
5.1.9.
Critères de sélection
Critère:
Type: Capacité technique et professionnelle
Description: Voor perceel 2 SAM Consultancy: • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden: o advies en ondersteuning verstrekt met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen en inrichting. • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden: o ondersteuning bij licentiecontracten, tijdens de levensduur van een licentie (gaande van de onderhandelingen, aankoop, benchmarking tot end-of-life); o ondersteuning verstrekt bij externe audits door één van de softwarefabrikanten uit de top 10 aangevuld met Oracle, SAP en ESRI. • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden: o Aanpak en verstrekte ondersteuning in een geval, waarbij de softwarefabrikant zijn licentiemodel en/of distributiekanaal sterk aanpast (in concrete denken wij o.a., doch niet gelimiteerd tot VMWare by Broadcom, Oracle Java, Adobe, …).
Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à convoquer pour la seconde étape de la procédure
5.1.11.
Documents de marché
5.1.12.
Conditions du marché public
Conditions de présentation:
Présentation par voie électronique: Requise
Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation peuvent être présentées: néerlandais
Catalogue électronique: Non autorisée
La signature ou le cachet électronique avancé(e) ou qualifié(e) [au sens du règlement (UE) ? 910/2014] est requis(e)
Variantes: Non autorisée
Description de la garantie financière: Op deze opdracht is een borgtocht van toepassing. (zie selectieleidraad en ATD)
Date limite de réception des demandes de participation: 31/03/2025 09:00:00 (UTC+2)
Conditions du marché:
Le marché doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés: Non
Conditions relatives à l’exécution du contrat: Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten
Montage financier: Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten.
5.1.15.
Techniques
Accord-cadre: Accord-cadre, sans remise en concurrence
Informations sur le système d’acquisition dynamique: Pas de système d’acquisition dynamique
Enchère électronique: non
5.1.16.
Informations complémentaires, médiation et réexamen
Organisation chargée des procédures de médiation: Raad van state
Organisation chargée des procédures de recours: Raad van state
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Organisation qui fournit un accès hors ligne aux documents de marché: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours: Raad van state
Organisation qui reçoit les demandes de participation: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Organisation qui traite les offres: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
TED eSender: FOD Beleid en Ondersteuning
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Nom officiel: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Numéro d’enregistrement: 0477445084_5737
Adresse postale: Brusselsesteenweg 199
Ville: Melle
Code postal: 9090
Subdivision pays (NUTS): Arr. Gent (BE234)
Pays: Belgique
Téléphone: +32 496997608
Rôles de cette organisation:
Acheteur
Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché
Organisation qui fournit un accès hors ligne aux documents de marché
Organisation qui reçoit les demandes de participation
Organisation qui traite les offres
8.1.
ORG-0002
Nom officiel: FOD Beleid en Ondersteuning
Numéro d’enregistrement: BE001
Adresse postale: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Ville: Brussel
Code postal: 1000
Subdivision pays (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Pays: Belgique
Téléphone: +32 2 740 80 00
Rôles de cette organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Nom officiel: Raad van state
Numéro d’enregistrement: 0931.814.266
Ville: Brussel
Code postal: 1000
Subdivision pays (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Pays: Belgique
Téléphone: 02 234 96 11
Rôles de cette organisation:
Organisation chargée des procédures de recours
Organisation qui fournit des précisions concernant l’introduction des recours
Organisation chargée des procédures de médiation
10. Modification
Version de l’avis antérieur à modifier: f43c6fbd-ca0f-4f93-a3b9-4c326f026597-01
Principale raison de la modification: Mise à jour d’informations
Description: Het vraag- en antwoorddocument ivm selectieleidraad/ ATD werd toegevoegd aan de publicatie van de AO FLU24IT004
10.1.
Modification
Identifiant de la section: PROCEDURE
Les documents de marché ont été modifiés le: 17/03/2025
Informations relatives à l’avis
Identifiant/version de l’avis: ad39963d-8b65-4c56-b27a-ddbab9876c67 - 01
Type de formulaire: Mise en concurrence
Type d’avis: Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
Sous-type d’avis: 17
Date d’envoi de l’avis: 17/03/2025 00:00:00 (UTC+1)
Date d’envoi de l’avis (eSender): 17/03/2025 00:00:00 (UTC+1)
Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible: néerlandais
Numéro de publication de l’avis: 178942-2025
Numéro de publication au JO S: 55/2025
Date de publication: 19/03/2025
