Dématérialisation des marchés publics, Veille sur les appels d'offres

Bonjour,

Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint une question supplémentaire à l'appel d'offres de St Quentin:

Question relative a l’assurance dommages :

Le DCE du Marché N°817 213 relatif a la location avec option d’achat de l’accélérateur linéaire prévoit des PSE Obligatoires relatives a l’assurance dommages du matériel sur 7 ou 10 ans.Un co-traitant crédit - Bailleur est un établissement spécialisé dans le financement de biens d’équipements professionnels et non un spécialiste en matière d’assurance.

La spécificité d’un accélérateur linéaire d’électron à usage médical tout comme son montant unitaire ou sa durée de financement sont autant de particularismes qui complexifient la possibilité de s’adosser a un assureur susceptible de proposer ce type de garantie.

Pour ces raisons pouvez vous envisager de remplacer les PSE Obligatoires relatives a l’assurance dommage de l’équipement en PSE Facultatives.

Dans l'attente de votre réponse,

bien cordialement,

Elisa Scardone

Bonjour

Nous accusons bonne réception de votre documentation de marché portant sur la location avec option d’achat pour la fourniture, livraison, installation, formation, maintenance et mise en service d’un accélérateur linéaire à usage médical.

Après lecture de votre consultation, nous souhaiterions que vous nous apportiez certaines précisions à la documentation de marché et notamment à la partie financement.

Question 1 : Nature du marché

Il est mentionné à l’article 7 du RC que « le marché est soumis à l’article 78 de l’accord cadre dont tous les termes sont fixés sans quantité minimum et maximum sans remise en compétition lors de l’attribution des bons de commande ».

Les marchés à bons de commande sont des marchés conclus avec un ou plusieurs opérateurs économiques et exécutés au fur et à mesure de la survenance du besoin par l’émission de bons de commande correspondant. Cette forme de marché indique donc bien souvent un besoin « multiple » que le pouvoir adjudicateur fera connaître à son ou ses titulaires pendant toute la durée d’exécution de l’accord-cadre. On note d’ailleurs que les bons de commande permettent aux acheteurs publics d’effectuer des achats à caractère répétitif.

Or, à la lecture de l’article 1 du CCTP, nous comprenons que vous souhaitez l’acquisition d’un seul et unique accélérateur à usage médical et ses logiciels, équipements et accessoires associés.

Aussi, pourriez-vous nous confirmer que votre besoin est bien celui-ci et que par conséquent le marché ne revêt pas le caractère de marché à bon de commande mais plutôt de marché ordinaire ?

Dans l’hypothèse où ce marché serait bien qualifié d’ordinaire, pourriez-vous nous confirmer la suppression de l’ensemble des mentions relatives aux bons de commande dans votre documentation de marché et plus précisément dans votre Acte d’Engagement ?

Question 2 : Acte d’Engagement

La rédaction actuelle de l’Acte d’Engagement que vous proposez en Partie 4 de votre documentation ne nous permet pas de le compléter de façon claire et lisible. En effet :

2.1 Certaines rubriques que vous proposez dans votre acte d’engament ne sont pas traditionnellement pas incluses dans ce document, notamment les rubriques « Prix », « Délais » et « Paiement ». Pouvons-nous envisagez leur suppression ?

2.2 Dans la rubrique « Engagement des candidats » il est mentionné à plusieurs reprises la mention d’« entrepreneurs ». Or la notion d’entrepreneur n’est applicable qu’en matière de marché public de travaux. Pouvez-vous nous considérez que ces clauses ne sont pas applicables en l’état et que les Parties peuvent à la place former librement soit un groupement conjoint soit un groupement solidaire ?

2.3. La notion de « bons de commande » est mentionnée dans la rubrique « Délais » de votre Acte d’Engagement. Conformément à notre question relative à la nature du marché, dans l’hypothèse où vous nous confirmeriez que le marché est ordinaire, pouvons-nous envisager la suppression de cette mention dans l’Acte d’Engagement ?

2.4. Plus généralement, dans un souci de simplicité, accepteriez-vous l’utilisation du document cerfa « Acte d’Engagement – Attri 1 » ?

Question 3 : Récapitulatif offre de base et PSE obligatoire

Pour permettre une lecture claire et précise de notre offre, pouvez-vous nous confirmer que les tableaux mis à la disposition des candidats dans le CCTP relatif à l’offre de base et au PSE, et plus précisément ceux présentés dans l’annexe « décomposition prix global et forfaitaire » le sont à titre informatif ?
En conséquence, pourriez-vous nous confirmer que les candidats sont libres de présenter en lieu et place de ces derniers une offre financière plus détaillée ?

Question 4 : Point de départ du financement

Dans le cadre d’un financement, celui-ci ne peut débuter qu’à compter de la signature par le pouvoir adjudicateur du PV d’admission/réception définitive du matériel faisant suite à sa décision d’admission des prestations.

Pouvez-vous donc nous confirmer que la location débutera bien la signature du PV d’admission/réception définitive du matériel ?

Question 5 : Périodicité des loyers

A la lecture du récapitulatif offre de base et PSE obligatoire proposé dans le CCTP, nous comprenons que la périodicité des loyers sera trimestrielle mais que vous souhaitez également un mode de présentation des paiements sur une base annuelle. Pouvez-vous nous confirmer ce point de vue ?

Question 6 : Assurance

Tel que présenté actuellement dans la documentation de marché, il nous parait impossible de présenter une plus-value assurance dans l’hypothèse où les options additionnelles à l’offre de base seraient retenues. En effet, cette possibilité ne semble tout simplement pas prévue dans la documentation.
Aussi, autorisez-vous les candidats à soumettre une offre détaillant ces possibilités, en utilisant des tableaux qui leur sont propres, dans le cadre de leur offre financière ?
Toutefois, dans l’hypothèse où vous souhaiteriez que les candidats utilisent l’annexe « décomposition de prix global et forfaitaire », pourriez-vous intégrer les modifications qui s’imposent dans le document ?
Question 7 : Actualisation des prix
Dans le cadre d’un financement, les loyers sont fermes pour toute la durée du financement à compter de l’admission définitive des équipements.

Cependant, compte tenu du délai qui pourrait s’écouler entre la date de remise des offres et l’admission définitive des équipements (signature d'un procès-verbal d’admission ou vérification de service régulier) et compte tenu également de la durée de validité des offres demandées (180 jours), nous souhaiterions en qualité d’établissements bancaires que nous soit ouvert la possibilité de proposer une clause d'actualisation à la hausse comme à la baisse des loyers financiers.

En effet, sans une clause d’actualisation et, dans un contexte d’incertitudes monétaires sur les marchés financiers, chaque candidat va devoir évaluer un risque de hausse des taux sur le marché qui impactera son offre.

C’est pourquoi, nous vous remercions de bien vouloir permettre à l'ensemble des candidats de pouvoir proposer une clause d'actualisation entre la date de remise des offres et l’admission définitive des équipements.

Question 8 : Prestation maintenance

Nous comprenons que les candidats devront proposer un loyer financier trimestriel et annuel HT et TTC et une redevance maintenance trimestrielle et annuelle HT et TTC. Pouvez nous préciser les conditions et modalités souhaitées ?

Souhaitez-vous plutôt que les redevances maintenance soient lissées sur la durée du financement (7 ou 10 ans) en tenant compte de la période de garantie constructeur. Par exemple : Pour une durée de 10 ans si la garantie constructeur est de 2 ans, la somme des 8 années de maintenance sera divisée par 40 trimestres.

Ou souhaitez-vous que les redevances maintenance soient facturées à l’issue de la période de garantie constructeur. Ainsi, les loyers financiers et les prestations de maintenance sont payables à la même périodicité et aux mêmes conditions que le loyer financier. Un échéancier avant la facturation du 1er loyer sera envoyé et indiquera la répartition entre les loyers financiers et les redevances de maintenance.

Nous vous remercions par avance pour vos réponses afin de répondre au mieux à votre consultation.

Bien cordialement,

Bonjour,

Selon le CCTP p. 21 : …le fournisseur proposera un budget annuel pour la formation continue (Types formation SFPM, ESTRO…) pour le service Physique Medicale & radioprotection

Selon les codes de conduite applicables à l’industrie des dispositifs médicaux (AdvaMed et MedTech Europe), il est interdit pour l’industrie d’apporter un soutien financier aux professionnels de santé pour leur permettre d’assister à des événements organisés par des tiers, tels que ESTRO ou SFPM.

Pouvez-vous nous indiquer si la demande de fournir un budget annuel pour la formation continue type SFPM, ESTRO doit être comprise uniquement comme un soutien pour des formations organisées par des tiers ?

Dans l’affirmative, pouvez-vous proposer une alternative qui puisse satisfaire aux besoins de votre centre dans le respect des codes de conduite de l’industrie des dispositifs médicaux ?

Vous remerciant par avance pour votre réponse, cordialement.

Bonjour, l'Article 11 du Dossier de Consultation demande la fourniture de la liste de documents listés ensuite en deux exemplaires: demandez-vous deux exemplaires originaux (c'est à dire paraphes et signatures originales), ou un original et une copie sont acceptés? Merci de votre réponse.

Bonjour,
Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-dessous nos questions concernant l'appel d'offres de St Quentin

-Question 1 : Forme du Groupement -La page 18 du dossier de consultation fait état d’un acte d’engagement pour un groupement solidaire (page à remplir par le groupement solidaire) – « engagement des candidats : nous engageons sans réserve, en tant qu’entrepreneurs groupés solidaires, conformément aux stipulations des documents visés ci-dessus… etc. »

-Par ailleurs a la page 20 du dossier de consultation, dans la rubrique paiement il est mentionné, « si paiement sur un seul compte la possibilité de répondre dans 3 formes de groupement possibles : -Cas d’un groupement de fournisseurs solidaires, cas d’un groupement conjoint dont le mandataire est solidaire et cas d’un groupement conjoint. »

--Pouvez-vous confirmer aux candidats qu’il est possible de se présenter en groupement conjoint et que le pouvoir adjudicateur n’obligera pas la transformation de ce groupement en groupement solidaire ? -
Par ailleurs pouvez-vous fournir l’acte d’engagement à compléter pour un groupement conjoint ?

-Question 2 : EPRD – PGF -Pouvez-vous nous transmettre les informations financières suivantes : l’EPRD (état prévisionnel des recettes et des dépenses) et le PGF (plan global de financement pluriannuel) -En effet, un appel d’offre avec financement (Location avec option d’achat) constitue à la fois un appel d’offre pour la fourniture de matériel mais également un appel d’offre pour le financement.
-Question 3 : Autorisation ARS -Pouvez-vous transmettre la copie de votre autorisation ARS ?--
-Question 4 : Date de démarrage du marché de financement sur 7 ou 10 ans (Art 10 de la page 8 du CCTP) : il est mentionné que la phase de recette fournisseur déclenchera le début de la garantie. -Le début du marché de financement devant être concomitant avec le début de la garantie, pouvez-vous confirmer que le démarrage du marché de financement s’effectuera à la signature de la vérification d’aptitude entre le pouvoir adjudicateur et le fournisseur ?
-Question 5 : Pénalités de retard (CCTP page 21&25)
Le contrat de maintenance comporte des pénalités selon les conditions du CCTP page 21 & 25.

Dans le cas d’un abattement sur une facture trimestrielle du marché de LOA nous vous remercions de bien vouloir confirmer que celui-ci ne sera applicable que sur la quote-part du loyer de maintenance.

En effet, s’agissant d’une opération de location, les équipements choisis par le pouvoir adjudicateur sont achetés au fournisseur par le bailleur (dépenses engagées) pour les mettre à la disposition du pouvoir adjudicateur en contrepartie d’un échéancier de remboursement convenu au départ de l’opération (les loyers). Les loyers sont composés d’une quote-part liée à l’équipement et d’une autre quote-part correspondant a la maintenance dont le Bailleur cotraitant a reçu un mandat du titulaire afin d’en assurer la facturation auprès du pouvoir adjudicateur.

Pour ces raisons, pouvez vous confirmer que dans le cas d’un abattement sur une facture trimestrielle, celui-ci sera effectué sur la quote-part de la maintenance ou facturé directement auprès du titulaire du marché.

Autres Questions:
- Le contrôle préalable de radioprotection est-il interne ou externe ?
- Qui réalise les contrôles périodiques de radioprotection dans votre établissement ?
- Dans le CCTP: pouvons nous mentionner page 27 pour la formation: voir programme de formation et pour le récapitulatif de l'offre de base: voir bordereaux de prix joint

Dans l'attente de vos réponses,

Bien cordialement,
Elisa Scardone