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appel-offre

Consultation : SOLUTION DE DEMATERIALISATION DES FACTURES POUR L'UNIVERSITE DE CORSE.
Université de Corse


 
Acheteur public
Université de Corse
BP 52
20250 corte FR
Téléphone : 0495450206 ; Fax : 0495450673

Informations générales
Référence de la consultation 17S0001 
Mise en ligne 08/03/2017 17:10:59 
Mode de passation Procédure adaptée 
Catégorie de marché Fournitures
Classe d'activité Classe 48 : Logiciels et systèmes d'information
Département (20) 
Date limite des offres 29/03/2017 12:00:00 
 

Objet de la consultation

SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES POUR L’UNIVERSITÉ DE CORSE.

Liste des lots
Lot 1 : Marché à lot unique
SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES POUR L’UNIVERSITÉ DE CORSE.

Informations complémentaires
Avis de Marché
Fournitures - TIC

- Nom et adresse officiels de l'organisme acheteur : Université de Corse.
Correspondant : Direction de la Commande Publique, Bâtiment Administratif Jean-Toussaint Desanti - 2ème étage - Avenue du 9 septembre - B.P. 52 - 20250 Corte.
Tél. : (+33)04-95-45-01-99
Télécopieur : (+33)04-95-57-84-54
Courriel : marchepublic@univ-corse.fr , adresse internet : http://www.univ-corse.fr.
Adresse internet du profil d'acheteur : http://www.klekoon.com.

Objet du marché : solution de dématérialisation des factures pour l'université de Corse.
Mots descripteurs : Dématérialisation, logiciel.
Lieu d'exécution : Université de Corse - Agence Comptable – Service Facturier, 20250 Corte.
Type de marché de fournitures : achat.

Caractéristiques principales :
SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES POUR L’UNIVERSITÉ DE CORSE.
Refus des variantes.
Durée du marché ou délai d'exécution : 6 mois à compter de la notification du marché.
Modalités essentielles de financement et de paiement et/ou références aux textes qui les réglementent : le règlement des dépenses se fera par virement bancaire, conformément à l'article 115 du Décret des Marchés Publics. Le délai de paiement est de 30 jours.
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché : groupement solidaire.
Unité monétaire utilisée, l'euro.

Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat :

Documents à produire à l'appui des candidatures par le candidat, au choix de l'acheteur public :
- Formulaire DC1, Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses cotraitants (disponible à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat-dc1-dc2-dc3-dc4);
- Formulaire DC2, Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement (disponible à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat-dc1-dc2-dc3-dc4).

Documents à produire obligatoirement par l'attributaire, avant la signature et la notification du marché public ou de l'accord-cadre (formulaire NOTI1) :
- Les pièces prévues aux articles D. 8222-5 ou D. 8222-7 et D. 8222-8 du code du travail;
- Si l'attributaire est établi en France, les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu'il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou un état annuel des certificats reçus;
- Si l'attributaire est établi dans un État autre que la France, un certificat établi par les administrations et organismes du pays d'origine. Lorsqu'un tel certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment, ou dans les Etats où un tel serment n'existe pas, par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant l'autorité judiciaire ou administrative compétente, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays;
- Si les documents fournis par le candidat ne sont pas établis en langue française, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français, certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté.
La transmission et la vérification des documents de candidatures peut être effectuée par le dispositif Marché public simplifié sur présentation du numéro de SIRET : NON

Critères d'attribution : Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération :
- Valeur technique de la solution intégration de données : Pondération 50%;
- Prix des prestations : Pondération 40% ;
-Valeur technique de l’approche GED : Pondération 10%.

Type de procédure : procédure adaptée.

Date limite de réception des offres : Mercredi 29 Mars 2017 à 12h00
Délai minimum de validité des offres : 150 jours à compter de la date limite de réception des offres.

Autres renseignements :
Numéro de référence attribué au marché par le pouvoir adjudicateur / l'entité adjudicatrice : 17S0001.

Conditions de remise des offres ou des candidatures :
Les offres devront parvenir avant la date et l'heure limites contre récépissé ou avec avis de réception postal à l'Université de Corse - Direction de la Commande Publique - Bâtiment Administratif Jean-Toussaint Desanti - Avenue du 9 septembre - B.P. 52 - 20 250 Corte ou par voie électronique sur le profil acheteur : www.klekoon.com.

Conditions et mode de paiement pour obtenir les documents contractuels et additionnels : Gratuitement sur www.klekoon.com (ou à partir du site de l'université de Corse), ou sur demande auprès de la Direction de la Commande Publique - e-mail: marchepublic@univ-corse.fr.

Renseignements complémentaires : adresse et points de contact auprès desquels le cahier des charges et les documents et renseignements complémentaires peuvent être obtenus : gratuitement sur www.univ-corse.fr (rubrique marchés publics, bas de page d'accueil du site), sur www.klekoon.com (sélectionner téléchargement de DCE - inscrire université de corse comme critère de recherche) ou sur demande auprès de la Direction de la Commande Publique – télécopieur : 04 95 57 84 54 - e-mail: marchepublic@univ-corse.fr.
Réception des propositions : les offres devront parvenir avant la date et l'heure limite contre récépissé ou avec avis de réception postal à : Université de Corse - Direction de la Commande Publique - Bâtiment Administratif Jean-Toussaint Desanti - BP 52 - 20 250 Corte ou par voie électronique via le profil acheteur.

Renseignements concernant les recours : Tribunal Administratif de Bastia, Villa Montepiano, 20407 BASTIA Cedex.
Par la voie du :
- Référé précontractuel jusqu'à la signature du contrat ;
- Référé contractuel dans un délai de 1 mois suivant l'avis d'attribution publié au JOUE ;
- Recours " Tropic " dans un délai de 2 mois suivant l'avis d'attribution publié au joue;
- REP dans les deux mois suivant la notification ou la publication de la décision concernée (dans les limites posées par la jurisprudence " tropic ").

Date d'envoi du présent avis à la consultation : Mercredi 08 Mars 2017

Réglement de la consultation (RC)
Nom de la pièce RC.pdf
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Date de mise en ligne 08/03/2017 17:09:00
Taille du Fichier 51 Ko

   

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Questions-Réponses

Vous trouverez ci-dessous, les questions/réponses déposées par les entreprises ainsi que les réponses apportées par l'acheteur public.

Question posée le 16/03/2017 15:29:15  (Ref:16079)
Bonjour,
Combien d'utilisateurs devrons-nous nous attendre à former (administrateur techniques, administrateurs fonctionnels et utilisateurs?)
Cordialement
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

Il faudra former 6 utilisateurs, ainsi que 2 administrateurs fonctionnels et 2 administrateurs techniques.

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 16/03/2017 15:38:57  (Ref:16081)
Bonjour,
Nous aimerions avoir des informations sur vos moyens techniques : Combien de serveurs avez-vous ? Quels navigateurs utilisez-vous ?
Cordialement
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

L'ensemble des serveurs sont virtualisés dans une architecture en capacité d'absorber les évolutions fonctionnelles futures. Les navigateurs utilisés sont dans la grande majorité chrome et Firefox.

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 16/03/2017 15:39:52  (Ref:16082)
Bonjour,
Pourriez-vous nous donner des indications quand au nombre de document qui seront dématérialisés chaque jour/semaine ?
Cordialement
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

Nous avons indiqué 17 000 factures par an. Ce qui correspond à 360 factures / semaine sur les 47 semaines d'ouverture de l'Université. Une facture ayant en moyenne 3 à 5 pièces justificatives.

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 16/03/2017 15:46:12  (Ref:16083)
Bonjour,

Concernant le stockage des documents dans une GED intégrée, vous ne précisez à aucun moment les besoins liés à cette GED. Avez-vous des exigences fonctionnelles ? (workflow, gestion des droits, modification des documents, moteur de recherche, etc...?)

Cordialement
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

Nous souhaitons une solution de GED évolutive (donc pouvant évoluer vers une gestion de workflow) mais dans un premier temps, nous souhaitons qu'elle puisse répondre uniquement à un besoin de moteur de recherche, notamment à travers les métadonnées xml stockées avec la facture pdf.

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 20/03/2017 17:15:22  (Ref:16143)
Bonjour,

Ci joint des questions , relatives à votre appel d'offre pour la solution de dématérialisation des factures pour l'universita di corsica. Pasquale PAOLI.

1)Page 5 : Schéma synthétique du fonctionnement de la solution attendue

- Intégration des données dans l’application de gestion financière.
o Cette intégration peut-elle se faire via un fichier XML ?
o Préciser la liste des données à intégrer

Page 6 : 2. Analyse, extraction de données et rapprochement
- Vous parlez de rapprochement, est-il possible de confirmer qu’il s’agit du rapprochement entre la facture fournisseur, le bon de livraison et le bon de commande ?
- Qu’entendez-vous par « Identifier les données nécessaires à l’intégration au SI Cocktail garantissant l’intégrité de celui-ci. » ?
- « Livrer le connecteur associé assurant l’intégration de ces données au sein du SI Cocktail » : si notre application dépose un fichier XML par facture, cela vous suffira-t-il pour intégrer les données dans le PGI Cocktail ?

Page 6 : 3. Contrôle et validation via vidéocodage
- « Le gestionnaire des factures devra pouvoir effectuer un contrôle pour valider ou corriger les données identifiées par l’application préalablement à leur intégration, notamment en se basant sur les données préexistantes dans le SI Cocktail (structure budgétaire, fournisseurs, nomenclatures, etc.). » : lister précisément l’ensemble des données permettant ce contrôle par les gestionnaires. Qu’entendez-vous par structure budgétaire, nomenclatures, etc ?

Page 7 : Schéma Modélisation processus avec pré liquidation et signature électronique :
- Le schéma sous-entend que les bons de commandes îssus de votre PGI doivent être archivés dans la GED, vous confirmez ? Même question pour les bons de livraison ?
- Est-il possible de préciser le traitement des bons de livraison ? Ces documents seront-ils scannés à réception, par qui ? Les données présentes sur chaque BL doivent-elles être reconnus automatiquement (fournisseur, n° du bon de commande, ..) pour rapprochement avec la facture ou bien peuvent-elles être saisies lors de l’importation dans la GED ?

Page 8 : Stockage informatique de factures et justificatifs (hors bons de commande puisque intégré dans le PGI).
- Qu’entendez-vous par justificatifs ?

Merci ce vos réponses.

Cordialement
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

1)Page 5 : Schéma synthétique du fonctionnement de la solution attendue

Question : - Intégration des données dans l’application de gestion financière.
o Cette intégration peut-elle se faire via un fichier XML ?

Réponse : Oui, comme précisé dans le schéma, l'intégration devra se faire via un fichier xml.

Question : o Préciser la liste des données à intégrer

Réponse : Comme précisé page 6, il revient au titulaire du marché d'identifier les données nécessaires à l’intégration au SI Cocktail.

Page 6 : 2. Analyse, extraction de données et rapprochement
Question : - Vous parlez de rapprochement, est-il possible de confirmer qu’il s’agit du rapprochement entre la facture fournisseur, le bon de livraison et le bon de commande ?

Réponse : Le rapprochement est une étape assurée par le service facturier qui contrôle le dossier : Engagement (Bon de commande), signature "Service fait" et facture (et ses pièces justificatives). Cela ne concerne pas la solution de dématérialisation attendue.

Question : - Qu’entendez-vous par « Identifier les données nécessaires à l’intégration au SI Cocktail garantissant l’intégrité de celui-ci. » ?

Réponse : Comme évoqué dans la réponse ci-dessus, il revient au titulaire du marché d'effectuer l'étude du SI Cocktail lui permettant d'identifier les données nécessaires à intégrer en garantissant le bon fonctionnement des applications concernées et l'intégrité des données présentes dans les bases de données.


Question : - « Livrer le connecteur associé assurant l’intégration de ces données au sein du SI Cocktail » : si notre application dépose un fichier XML par facture, cela vous suffira-t-il pour intégrer les données dans le PGI Cocktail ?

Réponse : L'intégration des données doit être gérée par votre solution, il ne suffit donc pas que votre application fournisse en sortie un fichier XML.

Page 6 : 3. Contrôle et validation via vidéocodage

Question : - « Le gestionnaire des factures devra pouvoir effectuer un contrôle pour valider ou corriger les données identifiées par l’application préalablement à leur intégration, notamment en se basant sur les données préexistantes dans le SI Cocktail (structure budgétaire, fournisseurs, nomenclatures, etc.). » : lister précisément l’ensemble des données permettant ce contrôle par les gestionnaires. Qu’entendez-vous par structure budgétaire, nomenclatures, etc ?

Réponse : Les structures budgétaires, fournisseurs, nomenclatures sont des référentiels ou annuaires présents dans nos bases de données et qui doivent être comparées avec les données identifiées sur les factures (afin, par exemple, d'identifier un fournisseur pré-existant dans notre référentiel via son numéro SIRET et d'éviter une création de celui-ci en doublon).

Page 7 : Schéma Modélisation processus avec pré liquidation et signature électronique :

Question : - Le schéma sous-entend que les bons de commandes îssus de votre PGI doivent être archivés dans la GED, vous confirmez ? Même question pour les bons de livraison ?

Réponse : Les bons de commandes ne doivent pas être stockés dans la GED. Nous souhaitons centraliser dans la GED uniquement les factures et leurs éventuelles pièces justificatives.

Question : - Est-il possible de préciser le traitement des bons de livraison ? Ces documents seront-ils scannés à réception, par qui ? Les données présentes sur chaque BL doivent-elles être reconnus automatiquement (fournisseur, n° du bon de commande, ..) pour rapprochement avec la facture ou bien peuvent-elles être saisies lors de l’importation dans la GED ?

Réponse : Les bons de livraison ne font pas l'objet d''un scan ou d'une reconnaissance quelconque, mais seront intégrés après contrôle par le service facturier comme pièces justificatives de la facture.

Page 8 : Stockage informatique de factures et justificatifs (hors bons de commande puisque intégré dans le PGI).

Question - Qu’entendez-vous par justificatifs ?

Réponse : Les justificatifs sont les documents qui accompagnent une facture. Par exemple, dans le cadre d'un remboursement de frais de missions, doivent pouvoir être stockés avec la facture les éventuels tickets de caisse, reçus, billets d'avion etc...

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 20/03/2017 17:27:13  (Ref:16145)
Il est effectivement fait mention dans le CCTP que la solution devra être installée sur les serveurs de l’université. Serait-il envisageable de proposer une solution en mode SaaS ?
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

Non, pour des raisons légales, les données et les applications de l'Université doivent être stockées physiquement sur les serveurs internes de l'établissement.

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 21/03/2017 11:13:25  (Ref:16155)
Bonjour,

Dans le schéma « Modélisation processus avec pré liquidation et signature électronique » page 7 du CCTP apparaît une étape de « signature électronique ». Cependant, p 2 vous précisez : « Gestion de la signature électronique (simple scellement sans certificat) ».

Pouvez-vous préciser vos attentes relativement à cette étape :

Souhaitez-vous une simple validation applicative ? Un scellement électronique (requiert donc bien un certificat mais de type « serveur » qui pourra être généré pour votre compte par le titulaire du marché ou utiliser un certificat RGS* fournit par l’université) ? Une vraie signature électronique (RGS ** ou ***) ?



A quelle fin souhaitez-vous un scellement, pour simple stockage dans la GED des documents scellés ou aller jusqu’à l’archivage dans un coffre-fort permettant d’assurer la valeur probatoire (Z42-013), mais non demandé dans le CCTP ?


Merci.

Cordialement.
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

Un simple scellement (ou validation applicative) nous convient.

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
Question posée le 21/03/2017 17:36:54  (Ref:16171)
Bonjour,
Dans l'Acte d'engagement p. 4, vous demandez le "montant de la solution de base". Ce montant comprend-il la mise en place de la solution et la maintenant, ou est-ce simplement le prix du logiciel ?
Cordialement.
Réponse de l'acheteur public :
Bonsoir,

Le montant qui doit être renseigné au sein de l'acte d'engagement doit être identique à celui de votre devis détaillé de la prestation et doit comprendre l'ensemble des prestations listé au sein du cahier des charges comme la mise en place de la solution, la maintenance, la formation...

Très Cordialement,

La Direction de la Commande Publique de l'Université de Corse
 
 
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